Gestion de l’équipe

Organisation de l’équipe

Voici un modèle d’organigramme fonctionnel pour une équipe de la Compétition de robotique FIRST. Si vous choisissez de former de tels comités de travail, sachez que les mandats peuvent être réaménagés au goût de l’équipe. Il faut peut-être voir davantage dans cette structure un répertoire des fonctions à exercer dans l’équipe au cours d’une saison. Votre équipe peut s’organiser autrement après discussion et avoir fait le constat de des ressources humaines disponibles et de leurs expertises et intérêts. Un jeune ou un adulte, selon ses intérêts, sera actif dans un ou plusieurs des comités. Lire également:
 Composition de l’équipe
 Rôles des responsables

Conseil d’administration

  • Rencontres régulières ou au besoin durant toute la saison Mandats : 

    • Administration générale et communications (assumées par les coachs)
    • Objectifs annuels
    • Composition et structure de l’équipe
    • Décisions critiques
    • Événements
    • Gestion des conflits, crises et urgences
    • Gestion de projet
    • Plan de contingence
    • Sécurité
    • Bilan

  • C’est au Conseil d’administration de trancher quand l’équipe ou les comités concernés n’arrivent pas à s’entendre sur une décision critique. C’est à ce niveau que les processus et outils de gestion de projet se mettent en place. Le mode de fonctionnement ou de prise de décision devrait être expliqué et être compris par tous les membres de l’équipe avant le lancement. Mot d’ordre: transparence. C’est un comité restreint mais diligent. Le Conseil d’administration devrait être composé d’adultes assurément. Des jeunes (dont le capitaine) pourraient aussi en faire partie. Mais par souci d’efficacité, ce comité ne devrait regrouper que quelques individus clés de l’équipe. D’ailleurs il est coutume que les coachs fassent partie du Conseil ou en assume même l’entière responsabilité. Le Conseil d’administration doit mettre en place une stratégie de gestion de projet lui permettant de planifier, évaluer et réagir durant l’exécution du projet. Même si la sécurité est l’affaire de tous, le Conseil doit s’assurer que l’équipe met en place une culture de sécurité dans toutes ses activités.

Stratégie

  • Mandats hors saison:

    • Recherche et développement
      • Répertorier des stratégies gagnantes
      • Identifier des mécanismes efficaces
      • S’inspirer des bons coups d’autres équipes
      • Étude de marché (partenaires)
      • Rechercher les occasions pour l’acquisition d’outils, matériaux
      • S’approprier les outils et techniques appropriées
      • Modéliser ou construire des prototypes
      • Documenter
    • Recrutement et formation
      • Évaluer les besoins d’effectifs, recruter jeunes et mentors
      • Établir un plan de formation / perfectionnement pour l’équipe
      • Prioriser la sécurité
      • Cibler la relève

    Mandats en saison de construction/tournoi:

    • Stratégie de jeu
      • Analyse du défi
      • Choix des stratégies de jeu influençant la conception du robot
    • Alliances stratégiques en tournoi
      • Collecte d’informations (statistiques en jeu et repérage hors jeu) sur les autres équipes afin de faciliter le choix des plans de match et la formation d’alliance lors des éliminatoires
      • Négocier les alliances stratégiques à établir en tournoi (conclusion à la séance de repêchage)

    cr. Alexandre Claude 2013

  • Ce comité est actif à l’année. Les comité stratégie doit présenter ses recommandations à l’ensemble de l’équipe. Recueillez des informations pertinentes sur les sites internet de FIRST et des équipes. Les matchs des années passées sont disponibles sur le web; analysez les défis et repérez des stratégies et mécanismes qui se sont démarqués. Inspirez-vous des réalisations des autres équipes en matière de stratégie de communication, de financement et de relation avec la communauté. Connaissez mieux votre communauté pour cibler vos futurs partenaires. Surveillez les occasions de compléter le coffre à outils de l’équipe. Apprenez de nouvelles techniques et familiarisez-vous avec de nouveaux logiciels. Explorer des choix de mécanismes en bâtissant des prototypes. Notez cependant que rien construit hors saison ne peut être utilisé dans le contexte du prochain défi; tout doit être fait pendant la phase de construction réglementaire. Mais l’expérience acquise est précieuse. Préparez et mettez à jour la documentation produite par l’équipe ainsi que votre plateforme de communication, que ce soit pour les partenaires actuels et futurs, les juges et les autres équipes. Développez une stratégie pour rejoindre la relève avec des initiatives d’éveil aux sciences et à la technologie dans la communauté, principalement auprès des plus jeunes. Veillez aussi au recrutement et à la formation initiale ou continue des membres jeunes et adultes de votre équipe. Dès le lancement officiel en Janvier, le comité doit analyser le défi et déterminer quelle sera la solution d’équipe qui fera en sorte de construire et présenter un robot qui saura relever le défi en tournoi. Un remue-méninges et une analyse comparative sont incontournables. Le comité Stratégie doit pouvoir décrire au comité Ingénierie les fonctions et qualités souhaitées du robot à construire. En fonction des performances du robot, le comité pourra imaginer des stratégies précises de jeu à chaque étape du défi (carnet de jeux). En cours d’événement, les personnes impliquées s’occupent de la collecte d’informations et de statistiques sur les équipes afin de faire des recommandations pour la formation des alliances avant les rondes éliminatoires. Elles peuvent également négocier des ententes stratégiques avec les autres équipes.

Entrepreneuriat

  • Mandats:

    • Marketing et relations publiques
      • Développer et maintenir l’image de marque de l’équipe
      • Élaborer une stratégie de communication cohérente et efficace qui répond aux besoins de l’équipe
      • Représenter l’équipe (relations publiques) et personne et sur les réseaux sociaux
      • Préparer la candidature de l’équipe aux prix; rencontrer les juges
    • Finances
      • Quantifier les besoins de l’équipe à court, moyen et long termes
      • Élaborer une stratégie de financement durable et la réaliser
      • Préparer et mettre à jour un plan d’affaires complet 
      • Monter annuellement le budget de l’équipe et assurer la tenue de livre

    Une préparation et une planification sont nécessaires:

    • Un plan et une stratégie de communication
    • Un plan d’affaires (incluant un budget proforma, un plan de financement, un plan de partenariat et de visibilité, des modèles de communication avec les partenaires, etc.) et une stratégie de financement (actions, objectifs et calendrier)
    • Documentation et présentation aux juges
    • Un budget opérationnel

    Cet aspect du projet est une excellente opportunité de mobiliser des jeunes avec moins d’intérêt ou aptitudes techniques. Les participants doivent avoir de la facilité à communiquer et synthétiser. Il faut avoir de l’entre-gens et de l’initiative.

  • Le contexte entrepreneurial du programme vise à assurer la durabilité de l’équipe et du projet. Les équipes FIRST se tournent résolument vers leur communauté. Les liens sont multiples et équivoques: enrichissement mutuel par le biais du mentorat, du travail d’équipe et du partage de ressources, et promotion des sciences et technologies auprès de la relève.

    Marketing : mise en valeur de l’équipe sur trois fronts (relations publiques générales, soutien au financement/partenariats et rencontres avec les juges). Faire connaître le projet, le robot et la mission de l’équipe tout au long de la saison. Créez pour l’équipe une image de marque intégrée et assumée de façon cohérente aux yeux de la communauté. Élaborez un plan de communication et de visibilité  en collaboration avec le comité des finances. N’oubliez pas de planifier l’intégration d’un site web et des réseaux sociaux à la stratégie communication. C’est ce comité qui préparera les dossiers de candidature aux Prix et récompenses. Les personnes concernées sont responsables des présentations aux juges lors des événements.

    Finances : budget, financement et partenariats. Ce comité gère le budget annuel de l’équipe, conserve les factures et rédige un bilan. Il peut participer aux opérations d’approvisionnement en faisant les commandes, si souhaité. Planifiez la recherche de financement pour assurer la viabilité et la durabilité du projet. Élaborez un plan d’affaires en vue d’établir des partenariats (commandites, matériel et équipement, expertise, etc.) avec les gens de la communauté. N’oubliez pas de préparer un plan de visibilité avantageux pour vos futurs partenaires. Réalisez les moyens d’action figurant dans votre stratégie de financement. Trouvez des moyens originaux pour fidéliser vos partenaires.

Ingénierie

  • Mandats – livrer un robot fonctionnel répondant aux règles du défi et aux choix stratégiques de l’équipe:

    • Design et assemblage (mécanique, électrique, pneumatique) de la plateforme pilotable et des mécanismes
    • Montage électronique (communications, capteurs, signaux de contrôle) et programmation du robot pour les modes autonome et téléopéré.
    • Maintenance du robot lors des tournois

    Les membres de ces comités ont des habiletés techniques et manuelles, ils ont un bon esprit d’analyse et font preuve de créativité. La disponibilité et le travail en équipe sont essentiels. Il faut tolérer le travail sous pression et aimer résoudre des problèmes!   cr. B. L’Arrivée, 2016

  • C’est l’équipe « robot ». Le mentor qui supervise l’unité d’ingénierie doit guider ses unités de travail pour concevoir un robot et son système de contrôle répondant à la stratégie d’équipe établie par consensus. Il ou elle élabore un échéancier réaliste et s’assure que tout chevauchement est pris en charge. Ce comité sera très sollicité pendant les 6 semaines de construction et lors des tournois. Le comité Design collabore et travaille en fonction des recommandations de l’équipe en charge de la Stratégie. Il est responsable de concevoir un robot répondant aux exigences de la stratégie de l’équipe face au défi en utilisant les outils de design que l’équipe possède (maquettes, prototypes, design-3D, etc).  Le design porte sommairement sur deux aspects: la plateforme pilotable assurant la mobilité du robot et les mécanismes procurant des fonctionnalités au robot. Une préoccupation majeure doit être la planification et surtout l’intégration des différents sous-systèmes. En tournoi, les personnes concernées sont naturellement responsables de l’entretien et de la maintenance du robot. En somme, le comité Design doit s’assurer que le robot fasse ce qu’il doit faire… Le comité Système de contrôle donne au robot sa capacité dynamique et aux pilotes la capacité de contrôler le robot à distance. Il aura à construire le panneau électrique et monter les circuits d’alimentation et de contrôle de tous les moteurs, capteurs et autres composants non structurels. Il doit également concevoir la station de pilotage. Du côté de la programmation, l’équipe aura à concevoir le code permettant aux pilotes de bien communiquer et contrôler le robot, et le code permettant au robot de contribuer au jeu durant la phase autonome. Lors des tournois, les personnes concernées répondent aux urgences et aux pannes reliées au système de contrôle et de communication.

Équipe terrain

  • Composition:

    • Pilote et copilote : des étudiants responsables de l’opération du robot
    • Joueur humain : une ou un étudiant qui a un rôle spécifique à chaque défi
    • Coach terrain : étudiant(e) ou mentor (sans contact avec le système de contrôle ni les éléments de jeu) qui supervise et dicte les stratégies de jeu aux pilotes et qui échange avec les autres coachs de l’alliance durant les matchs.
    • Représentant média : étudiant(e) avec accès limité près du terrain de jeu

    Mandats:

    • Déplacement, manipulation et opération du robot et des pièces de jeu
    • Respect des règles du jeu, professionnalisme coopératif
    • Communication et coordination avec les autres équipes de l’alliance et les officiels
    • Dépannage du robot en contexte de tournoi

    Le rôle de pilote est souvent ce qui attire d’abord les jeunes au sein d’une équipe de robotique. N’hésitez pas, en tant qu’équipe, à établir vos critères de sélection et tenez des camps d’entraînement, si possible. Voici les principales qualités d’un bon pilote: maturité, communication (parole et écoute), vivacité d’esprit et d’action, fiabilité, calme sous la pression. N’oubliez pas que la maturité ne peut pas être enseignée… D’autres éléments à considérer:

    • Excellente coordination œil-main
    • Une bonne compréhension des relations spatiales
    • Concentration sur le robot, mais vue d’ensemble
    • Réactions rapides mais assurées
    • Compréhension des règles du jeu

    Le rôle du coach sur l’équipe-terrain implique également un haut niveau de maturité et de leadership. Il ou elle doit avoir le respect de ses pilotes et maintenir une communication claire avec eux. Il doit aussi être en mesure de faire passer le message de son équipe auprès des autres équipes lors des sessions de stratégies d’avant-match. Les interventions demeurent posées et sereines. Confiance, transparence et communication claire et saine contribuent au succès de l’équipe. Sélectionnez un ou une adulte, sinon une ou un étudiant expérimenté et mature pour ce rôle. cr. R. Thibodeau, 2017

  • L’équipe terrain doit transporter et manipuler le robot sur le terrain de jeu. Eux seuls ont accès à la zone de jeu. Ils sont responsables de déplacer et manipuler le robot, de résoudre les problèmes de communication, etc. L’équipe terrain doit : comprendre et respecter les règles du jeu, communiquer et partager sa stratégie avec les autres équipes de l’alliance, pouvoir dépanner le robot, pouvoir communiquer avec les officiels du terrain, faire preuve d’esprit sportif, d’éthique et promouvoir le professionnalisme coopératif. Serrer la main des équipiers de votre alliance est tout-à-fait dans l’esprit de la coopétition. Si jamais votre robot est incapable de participer à un match, votre équipe doit déléguer un membre de l’équipe terrain pendant la partie pour avoir droit aux éventuels points de l’alliance. Un bon pilote saura apprivoiser les commandes du robot; ses manœuvres seront rapides mais précises. Les pilotes doivent bien connaître les capacités et les limites techniques du robot. Il vaut mieux que le pilote prenne 5 secondes pour positionner correctement le robot avant un lancer, plutôt que faire des erreurs et devoir recommencer pendant… 30 secondes. Les pilotes doivent se présenter sur le terrain avec une attitude concentrée et réfléchie, ils doivent mettre en application leur professionnalisme coopératif. Considérez qu’aux événements hors Québec et au Championnat, la langue de communication sur le terrain est l’anglais. Souvent, mais ce n’est pas obligatoire, c’est un des pilotes qui assume le rôle de capitaine (représentant de l’équipe) lors de la séance de repêchage ce qui implique de prendre la parole devant plusieurs centaines de personnes. Le contexte de la compétition peut accabler vos pilotes; ils doivent savoir gérer le stress. Comme dans toute compétition, un peu d’agressivité peut être positif. Le coach-terrain doit établir la stratégie de jeu avec les autres équipes de l’alliance avant chaque match. Le coach communique ses instructions continuellement et rapidement à ses pilotes en fonction du plan de match. Si une situation l’impose, le coach peut déroger à la stratégie négociée avec l’alliance avant le match. Alors que le pilote est concentré sur le robot, le coach annonce le décompte du temps avant la fin de la partie. Une grande partie du succès de l’équipe repose sur la qualité de la relation que le coach entretient avec les pilotes. Chacun doit avoir confiance en l’autre. Le coach ne doit pas oublier de prendre un temps d’arrêt avec son équipe-terrain pour analyser le match qui vient de se terminer et en tirer des améliorations à apporter à la stratégie de jeu. Tout comme dans le sport, la priorité doit rapidement porter sur la prochaine partie. Le coach calme les esprits après un insuccès ou une décision défavorable des officiels. La ou le représentant média est une ou un étudiant de l’équipe qui pourra se placer dans les espaces prévus près du terrain pour filmer ou photographier le robot et le jeu durant un match de l’équipe. Il ou elle ne peut pas communiquer avec les pilotes durant un match.

Communications

C’est le nerf de la guerre! Jeunes et adultes; élèves et mentors; recrues et vétérans… Ça fait beaucoup d’intervenants dans une équipe. Durant la saison, les informations coulent à flot. Il est important que chaque équipe mette en place une procédure de communication interne et externe efficace. Une communication efficace, régulière et rapide est un préalable au succès de l’équipe. Les communications « officielles » de FIRST (en anglais) et de Robotique FIRST Québec (en français et anglais généralement) passent toutes par les deux coachs administratifs. Ils ont la responsabilité de faire suivre les messages et informations ou de faire directement les suivis.

  • Les interlocuteurs d’une équipe de robotique sont: – liés à l’école (direction, personnel scolaire, parents des élèves) – liés à l’équipe (membres étudiants et mentors, partenaires, fournisseurs) – liés à la ligue (FIRST, Robotique FIRST Québec, les autres équipes)
  • Coachs: mentors administratifs de l’équipe, ils sont notamment en charge des communications. On les appelle aussi Contacts ou mentors principaux et alternatifs.
FIRST (en anglais) et Robotique FIRST Québec utilisent les courriels, les forums, les réseaux sociaux et parfois le téléphone pour communiquer avec les équipes. Pour les communications internes, surtout destinées aux élèves de l’équipe, utilisez une plateforme publique telle Facebook, un blogue ou un forum ouvert. Un site web et une intégration des réseaux sociaux sont des éléments complémentaires qui bonifient votre expérience FIRST. D’ailleurs, FIRST reconnait les efforts en communication technologique et les réseaux sociaux comme un moyen pour les équipes d’être présentes dans leurs communautés. Évitez de communiquer directement avec les jeunes, encore moins avec des adresses courriel personnelles. Restez en contact avec FIRST, Robotique FIRST Québec et la communauté:

Sites web FIRST FIRST Robotics Competition Robotique FIRST Québec Compétition de robotique FIRST
Info-lettres / courriels Subscribe to FIRST eNEWS Email-blasts to teams Diffusion de courriels aux coachs
Forums / blogues FIRST Robotics Competition Blog Official Game Q&A www.chiefdelphi.com (world’s community forum) Forum francophone de la Compétition de robotique FIRST
Facebook /FIRSTOfficial /FIRSTRoboticsCompetition /FIRSTQc
Twitter @FIRSTweets @FRCTeams @FIRST_Qc
YouTube /OfficialFIRST /FRCTeamsGlobal /Robotique FIRST Québec
Instagram @FIRST_Official_
Pinterest firstinspires
Snapchat firstinspires
Mots-clics #FIRSTinspires #STEMsquad #makeitloud #omgrobot #FIRSTquebec #Festivalderobotique

Gestion de projet

Calendriers et échéances

La Compétition de robotique FIRST se déroule pendant l’année scolaire. Les équipes se forment et s’inscrivent à l’automne. Cependant, la «saison officielle» commence au début de janvier lorsque le Défi de la saison est annoncé lors d’un événement de lancement. Les équipes ont 45 jours pour créer leur robot. Les événements de la compétition commencent fin février et se poursuivent jusqu’en avril. Les équipes qualifiées sont invitées au Championnat FIRST à la fin avril. Il existe également de nombreux événements hors saison dans lesquels les équipes peuvent participer, élaborer des stratégies, perfectionner leurs compétences, apprendre de nouvelles technologies, rencontrer d’autres équipes et s’amuser! Il faut évidement surveiller certaines échéances incontournables: – Les périodes d’inscription aux événements et de paiement des frais – La date du lancement annuel du défi et du début de la période de construction – La date d’arrêt de la construction et de la mise sous scellé du robot – Les périodes de mise en candidature aux différents prix – Les dates de tournoi et du Championnat Chaque équipe compose et enrichit son propre calendrier annuel d’activités. Il est important de l’arrimer avec le calendrier officiel de la saison en cours.

  •  Calendrier Robotique FIRST Québec
     FIRST Robotics Competition official calendar
  • Rubriques: Inscriptions, Paiements, Lancement et Kit de pièces, Événements, Candidature aux prix, Formations, Bourses aux équipes, Événements hors saison
  • La période de 45 jours de construction mérite une attention particulière. Une gestion éclairée et réaliste est primordiale. On suggère un objectif de 35 jours pour : définition de la stratégie et des concepts, modélisation, approvisionnement, conception et assemblage, programmation; obtenir un robot fonctionnel, quoi! Les 10 jours suivants serviront aux tests, ajustements, auto-inspection, pilotage, et surtout pour pallier aux imprévus.
Ça peut sembler ambitieux, mais c’est une façon de minimiser les risques d’une saison jonchée d’imprévus et de délais stressants. La clé est une bonne préparation en avant-saison, une structure d’équipe fonctionnelle, et une excellente communication interne.

Outils

Il existe plusieurs outils qui aident à la gestion de projet. Ils permettent à l’utilisateur de planifier les échéances, la division des tâches, les responsabilités, les ressources allouées, etc. L’outil doit permettre au gestionnaire d’évaluer assez rapidement l’avancement du projet, quitte à réagir devant une tâche qui prend du retard. Un modèle d’outil de gestion de projet gratuit (format Excel) est proposé:

Les principales opérations requises pour mener à bien le projet en Compétition de robotique FIRST sont énumérées. Une plage d’opérationalisation et une échéance sont suggérées pour chaque item. Nous vous invitons à identifier les personnes responsables et valider le processus. Cochez la semaine de complétion/vérification de chaque item. Chaque phase peut être isolée pour permettre l’impression. Ce modèle peut et doit évidement être adapté à la réalité de chaque équipe et du défi annuel. D’autres outils peuvent être développés par les équipes. cr. Rapahël Thibodeau 2017

Matériel et approvisionnement

Outillage

Chaque équipe doit se procurer les outils requis pour réaliser ses projets. Une fraction du budget annuel devrait servir à enrichir le stock d’outils de l’équipe. Ne sacrifiez pas trop vite la qualité de certains outils pour des raisons budgétaires (ex. : Pinces à sertir). Certaines machines-outils peuvent être dispendieuses. L’équipe peut toujours louer ou même emprunter certains équipements. Des ententes de partenariat peuvent porter sur l’accès à un atelier ou à de l’outillage spécialisé. Le projet risque de requérir des outils aux standards SAE et métrique.

 Coffre à outils de départ suggéré

Ces outils doivent être inventoriés régulièrement et entretenus et maintenus propres, sécuritaires et prêts à l’usage. Chaque nouveau membre de l’équipe devrait se familiariser avec les outils disponibles, la façon de les utiliser sécuritairement et l’endroit où les ranger. Les bris, avaries et difficultés entourant les équipement doivent être déclarés ouvertement. Il est essentiel de maîtriser la technique d’utilisation sécuritaire de chaque outil et de chaque machine outil avant de l’utiliser. Aucun outil ne devrait être modifié. Aucun dispositif de sécurité ne doit être retiré, modifié ou mis hors d’usage. Vérifiez les conditions d’utilisation de chaque classe d’outils par les jeunes de différentes strates d’âge. Un adulte qualifié devrait toujours accompagner un jeune travaillant sur de l’équipement électrique. Certaines manipulations devront être réservées aux mentors qualifiés, et c’est correcte… Vous pouvez considérer vos équipements informatiques de la même façon. Contrôlez-en l’accès et le remisage. Prenez-en soin et faites les mise à jour requises. Évitez d’installer des logiciels non pertinents ou pour lesquels vous ne détenez pas les droits.

Pièces, composantes, matière première

L’équipe doit également maintenir un stock raisonnable de pièces, composantes et de matière première pour pouvoir avancer dans ses projets de design et de construction. Cela requiert de la planification et de la rigueur. Un inventaire doit aussi être maintenu afin d’éviter des surprises. Contrôlez l’utilisation de certaines ressources plus dispendieuses ou plus difficiles d’approvisionnement. Essayez d’identifier les tailles ou modèles (surtout en quincaillerie et électricité) que votre équipe préfère utiliser. Il est inutile et coûteux de faire des stocks de toutes les pièces dans toutes les tailles… Apprenez à votre équipe les avantages de faire des prototypes ou d’utiliser le design assisté par ordinateur. Faites votre recherche de fournisseurs locaux ou externes en avant saison; faites-en une liste par spécialités. Plusieurs fournisseurs peuvent livrer leur matériel pourvu que vous ayez préalablement ouvert un compte sur leur site internet.

Kit de pièces du lancement: Sur réception de votre kit de pièces lors de lancement en janvier, consultez le site FIRST du KoP : kit de pièces (voa). Téléchargez les listes de livraison. Inventoriez le matériel reçu et déclarez toute pièce manquante ou visiblement endommagée. Surveillez le calendrier  officiel concernant l’échéance de l’inventaire du kit de pièces du lancement.

Rangement

Le rangement est une des clés du succès d’une équipe. Aménagez votre espace de travail en tenant compte de l’accès aux outils et au matériel. Il existe une variété de coffres et d’espaces de rangement appropriés. Vous pouvez organiser votre rangement en fonction d’un système de classement intuitif ou rigoureux. Certaines équipes assignent une place très précise (silhouette de l’outil) à chaque outil… Dites-vous que tous les membres de l’équipe n’ont pas tous les mêmes réflexes en matière de rangement. Réservez toujours du temps en fin de séance pour nettoyer l’espace de travail, ranger le matériel et en faire l’inventaire. Prévoyez aussi comment vous déplacerez vos outils et équipements vers les sites de tournoi. Il n’est probablement pas nécessaire de déplacer votre atelier au complet…

Puits

En tournoi, les équipes se voient attribuer un espace (10 pieds par 10 pieds généralement) pour y installer leur atelier et y recevoir les visiteurs et juges. Tous les puits sont dans la zone des puits. L’équipe doit aménager elle-même cet espace pour qu’il soit fonctionnel, sécuritaire et accueillant. Il est préférable de planifier à l’avance le puits: rangement, espace de travail, marketing (visibilité), accès, etc. L’espace restreint impose de bien penser au rangement de tout ce qui est nécessaire à l’équipe en tournoi. La sécurité est incontournable et les conseillers à la sécurité inspecteront les puits et les pratiques dans la zone des puits. Prévoyez une présence constante au puits de l’équipe pour surveiller votre matériel, car la zone des puits est publique.

Approvisionnement

Sachez profiter des opportunités qu’offrent certains partenaires de la Compétition de robotique FIRST.

FIRST-Choice Pour vous aider à compléter le matériel (KoP : kit de pièces -voa) que vous recevez lors du lancement de la compétition en janvier, le fournisseur AndyMark distribue habituellement à chaque équipe un certain nombre de crédits échangeables contre du matériel faisant partie d’une liste désignée « FIRST-Choice ». Cette liste est un sous-ensemble des équipements pouvant servir à un projet de robotique. Une première liste est diffusée en décembre, et une autre en janvier. Les équipes peuvent se prévaloir de ces gratuités en déposant leurs listes de priorités tout en respectant les échéances. Un algorithme détermine quels items les équipes recevront en fonction des stocks limités. Les équipes doivent respecter le calendrier annoncé pour placer leurs commandes. Les crédits n’ont pas à être tous utilisés dans la même commande. Vous pouvez également sélectionner des items payants en plus de ceux gratuits. Des frais de livraison et de dédouanement seront exigés. C’est sur le tableau de bord de l’équipe que les coachs administratifs de chaque équipe reçoivent les crédits et leur code d’accès.

Kit virtuel Sur la page du KoP : kit de pièces-voa, dans la section « Virtual Kit », on trouve une liste de fournisseurs (AndyMark, BaneBots, Bimba, Autodesk, etc.) qui offrent également des produits (pièces, matériel, logiciel, etc.) gratuits aux équipes. Les conditions varient d’un donateur à l’autre: crédits, gratuités, etc. Ceci est indépendant du FIRST-Choice, mais il s’agit bien du kit de pièces autorisées sur le robot. Les équipes peuvent s’en prévaloir sur une base premier arrivé-premier servi et les stocks sont limités. Des frais de livraison et de dédouanement seront exigés. C’est sous cette catégorie que des logiciels pourront être téléchargés gratuitement.

Aubaines : Soyez à l’affût des aubaines et ventes des différents fournisseurs (locaux ou non), et ce, même hors saison.

Fournisseurs locaux : Recherchez des fournisseurs locaux fiables. Il n’est pas toujours nécessaire de faire expédier votre matériel; et vous sauverez des coûts. Cependant, lisez et comprenez bien les règles annuelles de conception du robot concernant la provenance, l’origine et l’accessibilité des pièces. Un fournisseur ne peut en aucun cas vous offrir une exclusivité

Liste d’estimation des coûts

Les règles de la compétition exigent que les équipes notent dans un registre la valeur marchande (même si c’est un don) de toutes les pièces, matériaux et composantes faisant partie du robot, mais qui ne faisaient pas partie du Kit de pièces. Il y a des limites à respecter concernant la valeur maximale admise des items sur une base individuelle et globale. Le registre (Liste d’évaluation des coûts-voa) est fourni par FIRST durant la saison de construction et il doit être présenté aux inspecteurs lors des événements.

Fournisseurs (liste non exhaustive)

Système d’enregistrement FIRST

Depuis 2017, FIRST offre un guichet unique pour l’inscription des participants et bénévoles (jeunes ou adultes) à ses programmes et événements. On accède au système avec un navigateur web usuel vers le site www.firstinspires.org .

À la première utilisation (Sign Up), l’utilisateur doit accepter les conditions d’utilisation des systèmes informatiques FIRST  et les politiques sur la confidentialité des données et la protection des jeunes. Chaque utilisateur crée son propre profil d’utilisateur. L’utilisateur peut ensuite spécifier ses intentions (bénévole aux événements, créer une équipe, etc.). En fonction du rôle joué, le système d’enregistrement donne accès à des fonctionnalités différentes. Les accès ultérieurs se font par Log In. On peut également accéder au système (une première fois) suite à une invitation (courriel automatisé en provenance de FIRSTinspires.org ). Notamment, les coachs des équipes peuvent inviter d’autres adultes à devenir mentor pour une équipe, ou inviter des parents à autoriser la participation de leur enfant au sein d’une équipe. Voici un aperçu des fonctions reliées à différents rôles:

Coach 1
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Procéder à la vérification des antécédents judiciaires
  • Inviter/remplacer Coach 2, Administrateur, Mentors, Parents
  • Option de demander la vérification des antécédents pour les mentors
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC
  • Accès au tableau de bord de l’équipe (profil, organisation, partenaires, membres de l’équipe, options de kit, inventaire du kit de pièces, FIRST-Choice et autres donations, inscription aux événements de lancement et tournois, etc.)
  • Paiement des frais d’inscription à FIRST
  • Identifier les élèves en charge des candidatures d’équipe aux prix
  • Nominations à la Liste de Dean Kamen
  • Imprimer la liste des membres de l’équipe
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Contacter une équipe pour y offrir du mentorat
  • Faire un don à FIRST
Coach 2
  • Idem à Coach 1
  • Ne peut pas inviter/remplacer Coach 1
Administrateur
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Paiement des frais d’inscription à FIRST
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Faire un don à FIRST
Mentor
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Procéder à la vérification des antécédents judiciaires, si requis
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC (et en devenir Coach, voir ci-dessus)
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Contacter une équipe pour y offrir du mentorat
  • Faire un don à FIRST
Parent ou tuteur
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Inscrire ou autoriser annuellement la participation de son enfant dans une équipe d’un programme FIRST, ou comme bénévole à un événement
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC (et en devenir Coach, voir ci-dessus)
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Contacter une équipe pour y offrir du mentorat
  • Faire un don à FIRST
Étudiant
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Déposer la candidature de l’équipe aux prix, le cas échéant
  • Devenir bénévole pour un événement
Individu non rattaché à une équipe
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC (et en devenir Coach, voir ci-dessus)
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Contacter une équipe pour y offrir du mentorat
  • Faire un don à FIRST

Guides traduits

Documents de référence traduits

Déc 7, 2017 @ 14 h 12 min