Financement et budget

Financement

Une stratégie préparée

Les équipes sont encouragées à solliciter leur communauté dans leur recherche de partenaires pouvant faciliter l’accès à des ressources financières, matérielles et humaines. Afin de bien se préparer à de telles rencontres, les équipes ont avantage à mettre au point leurs plans de partenariat et d’affaires.

Cet exercice a aussi l’avantage de faire réfléchir l’équipe sur ses objectifs à court et long termes et sur sa place dans la communauté. L’équipe doit cerner ses besoins et les exposer à ses partenaires potentiels; et savoir ce qu’elle a à offrir en contre-partie.

Le plan de partenariat est un minimum. Il est résolument axé sur le financement mais n’exclut pas les contributions matérielles et humaines.

Le plan d’affaires, est plus étoffé. Il oriente l’équipe dans une démarche de développement durable. Il propose une réalité intégrée de l’équipe dans la communauté. C’est le plan d’affaires qui peut faire l’objet d’une candidature au Prix de l’entrepreneuriat.

Voici les étapes pouvant mener une équipe à réaliser une stratégie de financement réussie.

cr. Nathalie Madore 2015

1. Documenter les ressources actuelles de l’équipe

Afin de définir vos besoins, vous devez établir un inventaire exhaustif de vos ressources actuelles et les quantifier (en avant-saison)

  • Budget résiduel
  • Ententes financières pré établies et confirmées
  • Matériel, matière première
  • Outils, équipement général, équipement informatique et logiciels
  • Ressources humaines, expertise

2. S’entendre sur les projets, les objectifs de l’équipe

En équipe, listez vos besoins immédiats et prévisibles (en pièces, en remplacement ou entretien) et quantifiez-les. De plus l’équipe peut s’entendre sur des projets particuliers qui demandent une planification financière:

  • participer à un 2e tournoi et/ou au Championnat FIRST (cette année, l’an prochain ou le suivant?)
  • s’équiper d’un outil ou équipement dispendieux
  • soutenir financièrement la création d’une équipe en Ligue Jr LEGO FIRST, Ligue LEGO FIRST ou même en Compétition de robotique FIRST
  • engager un mentor ou gestionnaire de projet
  • obtenir une expertise en reconnaissance visuelle et asservissement de mécanisme
  • etc.

Certains objectifs internes peuvent avoir une incidence budgétaire:

  • Former l’ensemble de l’équipe aux normes CNESST,
  • Former l’ensemble de l’équipe aux premiers soins,
  • Offrir une spécialisation adaptée à certains membres de l’équipe
  • Apprendre à utiliser un équipement de découpe numérique que l’équipe a acquis
  • Etc.

L’équipe peut aussi avoir des projets qui impliquent une entrée d’argent:

  • organiser et tenir un camp d’été avec une thématique robotique
  • organiser et tenir un camp de jour à la relâche
  • utiliser les équipements du club de robotique pour commercialisation (ex.: location, production d’objets 3D, etc.)
  • offrir des cours à la communauté (informatique générale, programmation, robotique pré-scolaire, etc.)
  • Etc.

3. Documenter l’offre de l’équipe (identité, proposition de valeur)

Chaque équipe construit des robots, mais ils ne sont pas « à vendre »! Ne voyez pas ici le mot « vendre » au sens strictement commercial.  Votre robot est un élément tangible qui impressionne les gens. Il faut donc le voir comme un argument de vente. Mais qu’est-ce que l’équipe a donc à vendre? Que veulent les juges, que veulent vos futurs partenaires financiers?

Toute équipe de robotique FIRST offre des opportunités de contribuer à une grande mission: outiller la relève en science et technologie. Beaucoup de facettes s’offrent à vous : #relève, #jeunes, #persévérance scolaire, #qualification professionnelle, #science et technologie, #ingénierie, #mentorat, #partenariat, #aventure, #défi, #construire, #projet commun, #équipe, #valeurs, etc. Et tout cela s’intègre à la mission de FIRST. De plus, certaines équipes ont développé des produits et services dérivés qu’elles peuvent réellement commercialiser: pièces fabriquées (ex: impression 3D), cours de programmation à la communauté, camp de jour de robotique durant l’été ou la relâche, etc.

Vos produits et services d’intérêt pour vos clients. Exemples:

  • FIRST (organisation, mission, valeurs), les programmes FIRST (dont la Compétition de robotique FIRST)
  • L’opportunité de contribuer à outiller la relève en science et technologie au Québec (l’essor d’une relève formée et qualifiée)
  • L’opportunité de faire partie d’une communauté passionnée de science et de technologie
  • L’opportunité de  s’associer à d’autres partenaires pour soutenir votre équipe et sa réalité (engagement social et communautaire)
  • L’opportunité de s’impliquer et jouer un rôle signifiant auprès des jeunes de votre équipe (engagement personnel, professionnel et social)
  • De la visibilité dans la communauté
  • Vos produits et services dérivés (commercialisation ou action bénévole)
  • Etc.

Exemples de produits/services dérivés:

  • Démonstration à l’école
  • Démonstration du robot chez les clients
  • Présence de l’équipe/robot lors d’événements externes
  • Participation de l’équipe lors d’événements externes
  • Bénévolat de l’équipe lors d’événements externes
  • Interventions (ex. ateliers en classe) chez le client
  • Aide aux autres équipes (à l’école ou sur place)
  • Organisation d’événement robotique local
  • Aide lors des événements officiels ou externes
  • Aide à la relève (ex. camp d’été de robotique)
  • Production de matériel éducatif ou de formation
  • Production spécialisée (ex. macarons, impression 3D)
  • Etc.

Vos arguments de vente – votre « message ». Exemples:

  • Votre image de marque
  • Votre équipe, votre robot, vos valeurs
  • Vos réalisations (succès, projets, accomplissements, services rendus, etc.)
  • Les apprentissages et l’expérience acquise
  • Les impacts du programme FIRST sur les jeunes et mentors (en général et dans votre équipe)
  • La visibilité offerte aux partenaires
  • La couverture médiatique concernant FIRST, le Festival, votre équipe et ses partenaires
  • La qualité de vos produits et services
  • Etc.

4. Faire une étude de marché (partenaires potentiels)

Faire une analyse de marché permet à l’équipe de puiser dans son réseau communautaire, trouver du soutien pour le projet, découvrir des commanditaires potentiels, développer des partenariats locaux (ressources financières, matérielles ou humaines) et identifier des opportunités pour l’équipe de s’engager dans sa communauté en lien avec les objectifs de FIRST (promotion des sciences et technologie, du professionnalisme coopératif) et de l’équipe.

Les objectifs sont :

  • Acquérir une meilleure connaissance de la communauté locale;
  • Augmenter la portée de l’équipe;
  • Identifier et maintenir une base de données des organisations, commanditaires et des partenariats potentiels

À considérer:

  • le réseau interne de l’équipe: recenser tous les contacts que les membres de l’équipe peuvent suggérer dans leur entourage (familles, amis, etc.)
  • les organismes et entreprises (de petites à multinationales) qui ont pignon sur rue dans votre communauté
    • dans des domaines liés aux sciences, technologie, ingénierie, entrepreneuriat et mathématiques
    • dans des domaines liés à l’éducation, la formation, la relève, la persévérance et la réussite scolaire
    • dans des domaines liés à la jeunesse, la culture scientifique et technologique ou l’engagement communautaire
  • les organismes, entreprises, fondations qui sont hors de la communauté mais qui ont des programmes de soutien aux initiatives jeunesse, scientifique, sociales, etc.

Identifiez le potentiel (financier, matériel, humain) de chaque partenaire possible. En une phrase, résumez comment le lien partenaire-FIRST serait bénéfique spécifiquement pour ce futur partenaire. Identifiez un contact ou la meilleure façon de contacter votre partenaire potentiel. Entrez ces informations dans une base de données qui vous permettra également de noter plus tard les suivis faits.

5. Préparer un budget pro forma (3 ans)

Il faut distinguer le budget pro forma du budget d’opération de l’équipe. Le budget d’opération est le budget annuel de l’équipe rassemblant les dépenses et revenus de la saison en cours. Le budget pro forma sert à former et présenter votre vision à court et moyen termes de l’avenir de l’équipe. Ce budget fait partie du plan d’affaires. Pour le concevoir, vous devez vous appuyer sur les besoins, les objectifs et les projets réels de l’équipe (points 1, 2 et 3 ci-dessus). Il pourra servir à vos partenaires actuels et futurs pour évaluer la pertinence de leur contribution et du sérieux de vos demandes. Habituellement, une planification budgétaire sur 3 ans est suffisante car peu de partenaires s’engagent au-delà de ces 3 ans. Un budget doit obligatoirement présenter les coûts anticipés de projet, les revenus actuels et les besoins financiers. Et chaque année devrait être équilibrée financièrement.

  • Utilisez des termes spécifiques comme « Saison 2017-2018, Saison 2018-2019, … » plutôt que « An 1, An 2, … »
  • Détaillez le budget sans l’alourdir. N’oubliez pas qu’il est destiné à être présenté à des personnes hors de l’équipe
  • Ne laissez aucune ligne « non chiffrée ». S’il le faut, faites des estimations avec une mention à cet effet
  • Les « projets spéciaux » de l’équipe devraient être présentés distinctement à même le budget
  • Il est prudent d’inclure un poste « Imprévus »
  • Distinguez les sources de revenus confirmées de celles à obtenir. Chiffrez ces dernières sous forme d’objectifs
  • Le budget pro forma doit subtilement montrer que l’équipe a besoin de financement; que le financement ne servira pas à cumuler des surplus sans but

Un modèle de budget pro forma est présenté ci-contre. Il doit être adapté à la réalité de votre équipe. Éliminez toute ligne inutile (attention aux formules intégrées). Ajoutez des sections au besoin. La présentation est en une seule page, mais vous pouvez en décider autrement.

Dans la plupart des situations, la version abrégée (postes budgétaires globaux) est suffisante.

6. Préparer un plan de partenariat

Un plan de partenariat vise à présenter à vos partenaires potentiels votre projet, vos besoins et le genre d’entente qui peut être convenue entre l’équipe et le partenaire.

Au cœur du plan de partenariat, le plan de visibilité ne doit pas être complexe. Sachez être flexible quant aux possibilités et demandes des partenaires, tout en restant cohérent avec l’ensemble de vos partenaires.

Le dossier de partenariat, de 3 à 5 pages comportera :

  • Une courte présentation de l’équipe et du projet (composition, historique, mission, objectifs, FIRST)
  • Le budget pro forma de l’équipe
  • La quantification des besoins et objectifs de financement (de quoi ou combien vous avez besoin)
  • Le plan de visibilité (ce que vous avez à offrir)
  • Si vous le souhaitez, des types d’entente (ex.: financement exclusif, financement sur plus d’un an, reçu pour impôt, etc.)
  • Les coordonnées de l’équipe

Ce dossier devrait être remis à vos partenaires potentiels pour étude. Le dossier de partenariat doit être organisé, facile à lire et rapide à consulter.

 FIRST: Le plan de partenariat

 FIRST: Le dossier de partenariat

7. Établir des stratégies de financement

a) Faites une liste de tous le moyens de sollicitation qui sont à la disposition de l’équipe. Soyez raisonnable et réaliste face à vos ressources et vos échéances.

  • Membership
  • Solliciter des dons personnels ou via le site web de l’équipe
  • Solliciter des commandites d’entreprises
  • Déposer une candidature à un programme de bourse pour l’équipe
  • Déposer une demande de financement à une fondation
  • Activités d’auto-financement (souper spaghetti, vente de sapins de Noël, de plantes de jardin, d’agrumes, moitié-moitié, soirées cinéma, activités-marathon commanditées, enchères, etc.)
  • Vente de produits ou services (commercialisation d’objets usinés ou imprimés 3D, de macarons, cours d’informatique aux aînés, camp d’été, etc.)
  • Socio financement
  • Etc.

b) Parallèlement, faites la liste des sources de financement (partenaires) actuelles et potentielles dans la communauté.

c) Pour chaque segment de marché, identifiez le meilleur moyen de sollicitation.

d) Planifiez en détail les stratégies de financement de l’équipe. Exemple:

Stratégies Cible, contact Objectif Date/échéance Responsable Ressources requises Liens marketing
Membership Parents des participants nbr x 100$ 1 sept. – 15 oct. Coachs 1 et 2 Courriels des parents  Formulaire d’inscription/membership
Contacter 8 entreprises du quartier Entreprise 1, M….
Entreprise 2, Mme …
Entreprise 3, info@…
Etc.
5 000$ 31 déc. Comité Courriels personnalisés
Appels de suivi 2 semaines plus tard
Possibilité de rencontres en personne
Courriel de contact/information
Dossiers de partenariat
Candidature à une bourse BNC liée à l’entrepreneuriat RFQ 4 000$ 15 nov. X Grille « Mon modèle d’affaires » adaptée au projet de robotique  Validation
Moitié-moitié à 20$ lors d’une journée de golf Public en général 750$ 8 juillet Coach 1 + 8 membres de l’équipe Entente avec Golf …
Banderole, robot, 8 membres de l’équipe
Billets de tirage
 Banderole de l’équipe
Etc.

8. Quantifier et évaluer

La mise en oeuvre des stratégies de financement exige un décompte serré des recettes et leur inscription au budget opérationnel de l’équipe. Le comité doit ensuite comparer les bénéfices aux ressources mobilisées pour les obtenir. Chaque stratégie est donc évaluée, et le comité devrait être en mesure de reconduire, apporter des correctifs ou abandonner certaines stratégies lors des prochaines saisons.

Les ajustements peuvent être au niveau des moyens, des clientèles visées, des modalités ou de ressources à mettre en place pour une stratégie donnée.

9. Rapports ou suivis avec les partenaires

Certains partenaires vont exiger des comptes suite à leur contribution. Si c’est le cas, comptabilisez les dépenses liées et conservez les pièces justificatives. Entendez-vous avec ces partenaires sur la forme que doit prendre le rapport que vous devrez leur rendre à la fin de la saison. Considérez également transmettre un bilan de fin de saison à tous vos partenaires majeurs, même s’ils ne l’ont pas exigé. Cela démontre votre sérieux et votre attention.

  • Un rapport d’activité ou un bilan devrait comporter un bilan financier succinct mettant en valeur la participation de votre partenaire.
  • Vous devrez inclure la démonstration que l’équipe a respecté l’entente de partenariat (visibilité): une photographie du robot, du kiosque ou même, joignez un t-shirt d’équipe arborant le logo de l’entreprise.
  • Prévoyez une section où vous présenterez les accomplissements de l’équipe – il n’y a pas que les prix gagnés… pensez à toutes les réalisations de l’équipe.
  • Finalement, trouvez une façon originale de remercier vos sponsors à même votre bilan d’activités.

N’oubliez pas de tenir à jour et d’enrichir votre banque de partenaires.

 FIRST: Relations avec les partenaires

 Base de donnée des partenaires – exemple

Si ce n’est pas déjà fait avec le rapport annuel, à la toute fin de la saison, il sera à propos de communiquer avec vos partenaires. Une communication simple relatant votre saison, expliquant comment la contribution des partenaires a été essentielle aux activités de l’équipe. Mentionnez votre intérêt à poursuivre et à solidifier le partenariat. Terminez avec les remerciements d’usage et annoncez une communication dès la rentrée. Des équipes joignent une photographie de l’équipe signée par tous les membres.

Prenez soin de vos partenaires majeurs. L’équipe devrait être prête à organiser une présentation du robot et de la saison. Les partenaires adorent quand une équipe peut se déplacer pour présenter ses réalisations. C’est aussi le moment pour que les jeunes en apprennent plus sur les domaines du marché du travail.

10. Le plan d’affaires

Le plan d’affaires est un outil complet qui regroupe toute la vision entrepreneuriale de l’équipe. C’est un document (ou une série de documents) qui se bâtit au fil des ans. Le plan d’affaires n’est pas destiné au grand public. Il n’est pas obligatoire dans la cadre du programme Compétition de robotique FIRST, mais il peut offrir un avantage stratégique à une équipe qui souhaite intégrer la composante entrepreneuriale au projet pour lui assurer pérennité. C’est le plan d’affaires qui peut valoir à une équipe le Prix de l’entrepreneuriat.

Le plan d’affaires devrait comprendre les éléments suivants sous une forme ou une autre:

  • Une page-titre
  • Une présentation sommaire
    • Mission, vision, valeurs, moyens d’action
  • La présentation de l’équipe
    • Historique, communauté, composition, organisation, partenariats, réalisations, évolution
  • Les études de marché
    • Clients et partenaires
  • Produits, services, impacts et retombées
  • Analyse Forces-Faiblesses-Opportunités-Défis
    • Interne et externe
  • Les projets de l’équipe
  • Budgets pro forma et détaillé
  • Plan de marketing et de communication
    • Objectifs, intentions, messages, médias exploités, portée, fréquence et calendrier, évaluation
  • Plan de partenariat incluant un plan de visibilité
  • Stratégies de financement
    • Moyens et objectifs
    • Planification et mise en oeuvre
    • Récurrence, fidélisation, expansion
  • Moyens d’évaluation des démarches
  • Conclusion
  • Coordonnées de l’équipe
  • Annexes
    • Outils, documents, modèles de correspondance
    • Documents médias
    • Rapports d’activité antérieurs
    • Archives

Tenue de livre

Le projet de robotique implique des sommes d’argent importantes qui nécessitent une tenue de livre minimale. À moins que l’équipe n’ait un statut d’organisme enregistré, une simple comptabilité amateure peut suffire.  Mais une certaine rigueur est attendue afin d’être en mesure d’informer l’équipe sur sa situation budgétaire à tout moment durant la saison. Un tableau usuel (ex. Excel) conviendra à la majorité des équipes.

Définissez d’abord l’année administrative de l’équipe afin de pouvoir attribuer chaque entrée ou sortie d’argent à une saison bien précise. Beaucoup d’équipes fonctionnent sur un cycle 1 juillet-30 juin.

Maintenez un registre des revenus (provenance, date, montant, remarque). Vos sources de revenus sont diverses:

  • dons
  • chaque campagne de financement
  • commandites
  • bourses
  • commercialisation
  • autres

Maintenez un registre des dépenses (avec factures à l’appui). Prenez soin de documenter les transactions en devise étrangère et d’inscrire au fichier les montants en dollars canadiens.

Budget opérationnel

Il peut être avantageux pour une équipe de mettre en parallèle les revenus et les dépenses dans un même document: le budget opérationnel. Ce document sera évolutif tout au long de la saison. Voici un exemple:

Section des revenus

Si vous inscrivez vos objectifs, vous pourrez évaluer l’efficacité de vos stratégies de financement. N’hésitez pas à faire des liens avec votre Base de données des partenaires.

Section dépenses

Vous pouvez définir des catégories de dépenses (des postes budgétaires), et en avant-saison, vous pouvez ventiler votre budget total dans les différentes catégories en fonction des objectifs de l’équipe. évidement, cette répartition peut être revue en fonction des aléas de la saison.

Déc 24, 2017 @ 16 h 04 min