Rôles bénévoles lors du lancement de la saison

RôlesChef d'équipeSpécificité techniqueFormation/CertificationZoneLibellé à l'inscription
Accueil des équipesInstructions sur placeZone d'accueilTeam Check-In/Registration
Assistant à la distribution des kits de lancementCapacité à déplacer des chargesInstructions sur placeZone de distributionKit Distribution Assistant
Audio-visuelInstructions sur placeZone d'animationAudio visual
CirculationInstructions sur placeEmplacements clés sur le site et/ou à l'extérieurCirculation
Coordonnateur des bénévolesOuiPar siège social avant l'événementSiteKickoff Coordinator
Superviseur de la distribution des kits de lancementOuiCapacité à déplacer des chargesPar siège social avant l'événementZone de distributionKit Distribution Lead


Accueil des équipes

Description

Cette personne est responsable de l’enregistrement des équipes lors de la distribution des kits de lancement.

Responsabilités

  • Inscrire les équipes participantes, recueillir les listes d’équipe et les formulaires de consentement et de décharge, le cas échéant
  • Distribuer la documentation pertinente aux équipes.
  • Rappeler aux équipes qu’une carte d’identité sera nécessaire pour recevoir le kit.

Profil recherché

  • Expérience FIRST non requise
  • Bonnes compétences interpersonnelles et de communication
  • Attention aux détails
  • Exigences linguistiques A (débutant), B (intermédiaire), C (avancé)
Compréhension de l’écrit Communication orale
Français B C
Anglais B C

Disponibilité requise

Jour du lancement (8h à 13h, environ)

Formation

Sur place

Supervision

Cette personne relève du coordonnateur des bénévoles et du superviseur de la distribution des kits de lancement.


Assistant à la distribution des kits de lancement

Description

Cette personne aide le responsable de la distribution des kits de lancement dans la préparation et la distribution des kits de lancement et travaille avec les représentants des équipes pour confirmer et enregistrer la réception des kits. Les responsabilités incluent également l’installation des stations, tables et la signalisation, le cas échéant.

Responsabilités

  • Signer un accord de confidentialité
  • Participer à la formation sur la distribution des kits de lancement par le responsable de la distribution des kits de lancement
  • Configurer les stations de distribution, les tables et la signalisation, le cas échéant
  • Distribuer les kits de lancement aux équipes
  • Si nécessaire, aider le responsable de la distribution des kits de lancement pour inscrire les accusés de réception dans le système KitShip (via MyEvents)

Profil recherché

  • Expérience FIRST non requise
  • Fortes compétences interpersonnelles et de communication
  • Rigueur et attention aux détails
  • Capacité de superviser et de gérer les autres
  • Capacité de collaborer avec les autres, travailler en tant que membre d’une équipe
  • Être capable de déplacer des charges, travail physique
  • Exigences linguistiques A (débutant), B (intermédiaire), C (avancé)
Compréhension de l’écrit Communication orale
Français B C
Anglais C C

Disponibilité requise

Formation, préparatifs et jour du lancement (8h à 13h, environ)

Supervision

Cette personne relève du coordonnateur des bénévoles et du superviseur de la distribution des kits de lancement.


Audio visuel

Description

Cette personne est responsable de l’obtention et de l’utilisation de l’équipement nécessaire pour la diffusion du lancement.

Responsabilités

  • Signer une entente de confidentialité
  • Se procurer l’équipement nécessaire pour la diffusion
  • Effectuer des tests de diffusion
  • Présenter la diffusion du lancement

Profil recherché

  • Expérience FIRST non requise
  • Compétences en audio visuel
  • Attention aux détails
  • Exigences linguistiques A (débutant), B (intermédiaire), C (avancé)
Compréhension de l’écrit Communication orale
Français B B
Anglais B B

Disponibilité requise

Préparation et jour du lancement (8h à 13h, environ)

Supervision

Cette personne relève du coordonnateur des bénévoles


Circulation

Description

Cette personne est responsable d’orienter et de guider les participants sur le site à leur arrivée et leur départ de l’événement. Cette position peut impliquer une présence à l’extérieur.

Responsabilités

  • Se familiariser avec le plan du site, les différents accès (dont ceux pour personnes à mobilité réduite) et l’horaire de l’événement
  • Participer à l’installation de la signalisation
  • Guider et orienter les participants vers les locaux qui leur sont attribués

Profil recherché

  • Expérience FIRST non requise
  • Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
  • Fiabilité
  • Exigences linguistiques A (débutant), B (intermédiaire), C (avancé)
Compréhension de l’écrit Communication orale
Français B C
Anglais B C

Disponibilité requise

Jour du lancement (8h à 13h, environ)

Remarques

Apporter des vêtements pour un travail à l’extérieur, le cas échéant

Supervision

Cette personne relève du coordonnateur des bénévoles


Coordonnateur des bénévoles

Description

Cette personne est responsable de tous les aspects de la planification et de l’exécution de l’événement de lancement

Responsabilités

  • Signer un accord de confidentialité
  • Inscrire les informations sur l’événement dans MyEvents
  • Passer en revue toutes les informations concernant les formations
  • Trouver et réserver un site pour l’événement de lancement qui répond aux exigences énoncées dans le Guide de planification régionale – section 16
  • Si un terrain sera construit, recruter les bénévoles pour le monter
  • Si des ateliers seront offerts, planifier leur organisation
  • Si une session de construction rapide de robot sera offerte, recruter des bénévoles pour l’animer
  • Prendre des dispositions pour qu’une personne à la réception des marchandises soit disponible pour recevoir et sécuriser plusieurs envois éventuels au cours des semaines précédant le lancement
  • Recruter et travailler avec les bénévoles aux postes de l’audio visuel, accueil des équipes et supervision de la distribution
  • Recruter des bénévoles supplémentaires pour aider à la préparation et à l’exécution du lancement
  • S’assurer que les bénévoles inscrivent leurs informations dans le Système d’enregistrement FIRST et sélectionne l’événement et le rôle appropriés.
  • Recueuillir les ententes de confidentialité et les transmettre au siège social
  • Assigner les bénévoles dans des systèmes de gestion des bénévoles (VMS) afin qu’ils reçoivent les instructions et les informations supplémentaires
  • En collaboration avec le responsable des kits de lancement, s’assurer que tous les inventaires sont entrés dans KitShip (via MyEvents) sur réception
  • En collaboration avec le responsable des kits de lancement, s’assurer que les reçus sont entrés dans le système KitShip (via MyEvents)
  • Entreposer les éléments du kit de pièces en surplus ou non réclamés dans un endroit sûr et les expédier selon les instructions du siège social
  • Remplir le sondage après l’événement

Profil recherché

  • Expérience FIRST non requise, mais très utile
  • Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
  • Capacité de superviser et de gérer les autres
  • Capacité de collaborer avec les autres, travailler en tant que membre d’une équipe
  • Attention aux détails
  • Exigences linguistiques A (débutant), B (intermédiaire), C (avancé)
Compréhension de l’écrit Communication orale
Français C C
Anglais C C

Disponibilité requise

Formation, planification et préparation, jour du lancement (8h à 14h, environ), post-mortem

Formation

Documentation via internet

Supervision

Cette personne travaille en étroite collaboration avec le Comité de planification régional, le directeur régional et le siège social de FIRST.


Superviseur de la distribution des kits de lancement

Description

Cette personne fait l’inventaire des kits de lancement reçus de l’expéditeur FIRST, il recrute et forme les assistants à la distribution des kits, procède à la distribution des kits et travaille avec les représentants des équipes pour confirmer et enregistrer la réception des kits.

Responsabilités

  • Signer un accord de confidentialité
  • Recruter des assistants à la distribution des kits de lancement pour aider à la préparation et à l’exécution de la distribution
  • Recueillir les ententes de confidentialité des assistants à la distribution des kits de lancement
  • Procéder à l’inventaire des kits de lancement sur réception et saisir les quantités reçues dans le système KitShip (via MyEvents)
  • Configurer les stations de distribution, les tables et la signalisation
  • Installer un ordinateur portable pour l’enregistrement des reçus
  • Distribuer les kits de lancement aux équipes
  • S’assurer que tous les accusés de réception sont enregistrés dans le système KitShip (via MyEvents) au départ de chaque équipe.
  • Collaborer avec le coordonnateur de l’événement pour stocker les éléments en surplus ou non réclamés dans un endroit sûr et les expédier selon les instructions du siège social

Profil recherché

  • Expérience FIRST non requise mais utile
  • Excellentes compétences interpersonnelles et de communication
  • Rigueur et attention aux détails
  • Capacité de superviser et de gérer les autres
  • Capacité de collaborer avec les autres, travailler en tant que membre d’une équipe
  • Être capable de déplacer des charges, travail physique
  • Exigences linguistiques A (débutant), B (intermédiaire), C (avancé)
Compréhension de l’écrit Communication orale
Français C C
Anglais C C

Disponibilité requise

Formation, préparatifs, jour du lancement (8h à 14h, environ) et post-mortem

Supervision

Cette personne relève du coordonnateur des bénévoles


Déc 9, 2017 @ 10 h 26 min