Marketing et communications

Éléments de marketing

  • Le marketing appliqué à la Compétition de robotique FIRST aide les équipes à donner de la visibilité à leurs membres, à leur image de marque, à leur robot, leurs réalisations et aux services qu’elles entendent rendre à la communauté. Ultimement, cet effort de marketing générera de la notoriété et des revenus; il facilitera l’accès à des ressources matérielles, financières ou humaines et, peut-être, gagner des prix. Le marketing fait partie de l’aspect entrepreneurial du projet et ne devrait pas être isolé des autres efforts de l’équipe. De plus, il y a des prix qui sont décernés pour le marketing de l’équipe : pour l’image, pour l’esprit d’équipe, pour la stratégie de communication et l’entrepreneuriat (qui dépend des efforts de marketing).

L’objectif est de faire connaitre l’équipe, ses réalisations et ses objectifs; mais aussi de faire la promotion de FIRST et des sciences et technologie. Le marketing peut être vu comme un moyen pour l’équipe de s’engager dans sa communauté, de témoigner son appréciation de l’aide reçue, de tisser des liens, d’offrir des services dans son domaine d’expertise, de susciter de nouveaux partenariats, etc. Le marketing s’inscrit donc comme moteur du financement et des partenariats qui supporteront les activités de l’équipe. À la base, comme toute entreprise, l’équipe doit identifier: ses produits et/ou ses services, ses segments cibles (partenaires possibles, clients de ses produits et services), ses objectifs et ses stratégies pour atteindre ces objectifs marketing.

Vos produits et services

Chaque équipe a ou aura évidemment un robot, m ais il n’est « pas à vendre »! Ne voyez pas ici le mot « vendre » au sens strictement commercial.  Votre robot, tout comme votre image de marque, est un élément tangible qui laissera un souvenir ou une référence dans la tête des gens. Il faut donc plutôt le voir comme un argument de vente. Mais qu’est-ce que l’équipe a donc à vendre? Que veulent les juges, que veulent vos futurs partenaires financiers?

Toute équipe de robotique FIRST offre des opportunités de contribuer à une grande mission: outiller la relève en science et technologie. Ça implique beaucoup: #relève, #jeunes, #persévérance scolaire, #qualification professionnelle, #science et technologie, #ingénierie, #mentorat, #partenariat, #aventure, #défi, #construire, #projet commun, #équipe, #valeurs, etc. C’est la mission de FIRST. Il est vrai que certaines équipes ont développé des produits et services dérivés qu’elles peuvent réellement commercialiser: pièces fabriquées (ex: impression 3D), cours de programmation à la communauté, camp de jour de robotique durant l’été ou la relâche, etc.

  • Précisez vos produits et services d’intérêt pour vos clients:
    FIRST (organisation, mission, valeurs), les programmes FIRST (dont la Compétition de robotique FIRST)
    – L’opportunité de contribuer à outiller la relève en science et technologie au Québec (l’essor d’une relève formée et qualifiée)
    – L’opportunité de faire partie d’une communauté passionnée de science et de technologie
    – L’opportunité de  s’associer à d’autres partenaires pour soutenir VOTRE équipe et sa réalité (engagement social et communautaire)
    – L’opportunité de s’impliquer et jouer un rôle signifiant auprès des jeunes de VOTRE équipe (engagement personnel, professionnel et social)
    – De la visibilité dans la communauté
    – Vos produits et services dérivés (commercialisation ou action bénévole)/x_block_grid_item]
  • Des exemples de produits/services dérivés:
    – Démonstration à l’école
    – Démonstration du robot chez les clients
    – Présence de l’équipe/robot lors d’événements externes
    – Participation de l’équipe lors d’événements externes
    – Bénévolat de l’équipe lors d’événements externes
    – Interventions (ex. ateliers en classe) chez le client
    – Aide aux autres équipes (à l’école ou sur place)
    – Organisation d’événement robotique local
    – Aide lors des événements officiels ou externes
    – Aide à la relève (ex. camp d’été de robotique)
    – Production de matériel éducatif ou de formation
    – Production spécialisée (ex. macarons, impression 3D)

Identifiez vos arguments de vente – votre « message »:
– Votre image de marque
– Votre équipe, votre robot, vos valeurs
– Vos réalisations (succès, projets, accomplissements, services rendus, etc.)
– Les apprentissages et l’expérience acquise
– Les impacts du programme FIRST sur les jeunes et mentors (en général et dans votre équipe)
– La visibilité offerte aux partenaires
– La couverture médiatique concernant FIRST, le Festival, votre équipe et ses partenaires
– La qualité de vos produits et services

cr. RFQ 2014

Vos clientèles cibles

Pour chaque produit et service que l’équipe entend offrir, elle doit identifier le segment de marché (les clients) auxquels ils s’adressent. Ils peuvent être les mêmes ou différents. Peu importe votre modèle d’affaire, vous devrez considérer au moins les segments suivants:

  • Les partenaires actuels et potentiels
  • Les juges
  • Les autres équipes en compétition (réf. séance de repêchage)
  • Les utilisateurs bénéficiant de tout autre produit ou service de l’équipe
  • La communauté en général

Vous connaîtrez à l’avance les équipes qui participeront au tournoi; à vous de faire des recherches et de les compléter sur place. Les juges sont incontournables, mais forment un groupe anonyme. Vous savez cependant ce qu’ils cherchent et leur motivation. Pour vos partenaires potentiels et vos futurs clients, vous devrez sans doute faire une étude de marché dans votre communauté pour les identifier et connaître leurs besoins et motivations.

Vos objectifs marketing

Pour chaque paire produit/service et segment de marché, vous devrez définir votre objectif relatif au marketing. Voici des exemples:

  • Faire connaître les programmes FIRST à  une classe du primaire d’une école de quartier, puis évaluer la possibilité d’y fonder une équipe FLL.
  • Communiquer efficacement et illustrer clairement les réalisation de l’équipe en matière de ____ aux juges afin de mériter le prix de _____ .
  • Rendre disponible aux ___ équipes recrues des ressources en robotique sur le site web de l’équipe

Vos stratégies de marketing

C’est le moment d’élaborer vos moyens d’action et de planifier leur déploiement. Comment rejoindre? Comment communiquer votre message? Comment convaincre?

D’abord, qui êtes-vous? Les membres du comité entrepreneuriat devraient tous avoir leur propre carte d’affaire; ça simplifie les contacts et vous donne une crédibilité. Toute équipe devrait également avoir une référence sur internet: une page web, un blogue, etc. Si vous êtes, en plus, présents sur les réseaux sociaux vous aurez un avantage compétitif. Prévoyez un point de chute pour tous vos contacts externes (futurs partenaires, ou autres): une adresse courriel, un numéro de téléphone, un formulaire web, etc.

Dès l’automne, concevez les documents et items promotionnels et de marketing dont vous aurez besoin. Préparez vos courriels, lettres, dossiers, communiqués de presse à l’avance. Ceci dit, vous aurez avantage à diversifier vos stratégies de communication/vente. En effet, certains auditoires (lire clients actuels ou futurs) sont plus sensibles à un mode de communication que d’autres.

Établissez une liste de stratégies que l’équipe est prête à mettre en place et à réaliser.

  • – Appels téléphoniques
    – Articles promotionnels au nom de FIRST et/ou de l’équipe
    – Balado-diffusions
    – Blitz de courriels (personnalisés ou non)
    – Bulletin d’information périodique
    – Campagne d’information en circuit fermé
    – Campagne via des influenceurs médias
    – Communications virales
    – Conférences, animation d’ateliers
    – Démonstrations, expositions
    – Événements: gala, cocktail, etc.
    – Interventions sur des forums web
    – Kiosque d’information
    – Placement de produit
    – Publicité dans les médias (lesquels?)
    – Rencontres en personne
    – Reportages radio, télé, web
    – Visites (externes, internes)
    – Web-diffusions
    – Etc.

  • cr. Sébastien Blais, 2013

Si vous envisagez des articles promotionnels pour mousser la visibilité de l’équipe, ils peuvent être vendus (pas lors des tournois FIRST, c’est défendu) ou simplement donnés pour augmenter votre notoriété.

Planification

Qui dit stratégie, dit « timing« . Pour toute campagne, il faut évaluer à quel moment elle aura le plus d’impact. Il faut chercher la vague!

Si votre stratégie vise un objectif de recrutement de mentors, quel est le meilleur moment pour l’exécuter? Et si c’est pour augmenter la notoriété de l’équipe dans la communauté? Pour obtenir du financement pour participer au Championnat FIRST ?

Il vous faudra également évaluer la meilleure fréquence pour chaque stratégie; vous ne voulez pas saturer d’information votre clientèle. Il faut le bon dosage.

Planifiez les suivis. Fidélisez vos partenaires et renforcez la relation avec eux en les remerciant, en les invitant, en les tenant au courant de vos activités.

Préparation

Pour toutes vos stratégies, les documents requis doivent prêts, révisés et exempts d’erreur. La qualité de la présentation révélera la qualité et le professionnalisme de votre organisation. Surveillez les fautes d’orthographe, les liens brisés, etc.

Plan de marketing/communication

Finalement, établissez votre plan de marketing/communications. Pour chaque stratégie, précisez les responsables, les objectifs et les dates d’échéance.

  • Définition des produits/services et des objectifs
  • Identification les ressources et les besoins du comité marketing
  • Calendrier d’opération du comité
  • Définition/mise à jour de l’image de marque uniforme et fidèle à la façon de penser de l’équipe
    • Décider d’un nom signifiant pour l’équipe (équipes recrues) et du robot
    • Créer un logo (équipes recrues) ou l’adapter à la saison
  • Planification des « événements » marketing: campagnes web, campages sur réseau sociaux, demandes de financement, cocktail de remerciement aux partenaire, etc.
  • Création/production des documents et items promotionnels
    • Choix des fournisseurs
  • Intégrer des initiatives technologiques en matière de communication
  • Collaboration avec autres comités (financement, R&D, etc)
    • Intégrer le plan de partenariat de l’équipe
    • Participer aux campagnes de financement
    • Participer à la conception du puits : original et pratique (10’x10’x10’)
  • En vue des tournois
    • Concevoir/commander/faire les chandails d’équipe
    • Concevoir/commander/faire des macarons et autre matériel promotionnel
    • Produire de la documentation pour les juges, les partenaires et les visiteurs
    • Préparer une campagne de communication qui vise à se démarquer lors de la compétition
    • Préparation des messages/présentations
    • Relations de presse: communiqués
    • Interactions avec les clients (équipes, communauté, public)
  • Pour les juges
    • Préparation des présentations/vidéos/documents à remettre
    • Interactions avec les clients (juges) – simulation d’entrevues
  • Pour les partenariats
    • Suivis avec les clients actuels et potentiels
    • Intégrer le plan de partenariat de l’équipe
    • Relations de presse: communiqués, invitations
  • Évaluation de la démarche
  • Etc

Les suivis

La crédibilité de l’équipe en dépend. Il est très important de planifier les suivis à toutes vos stratégies marketing.

Que ce soit les retours d’appel et de courriel, les messages de remerciement, les invitations, les rapports (dans certains cas), les rappels annuels, etc. Les suivis fidélisent vos partenaires et les rassurent sur leur « investissement ». Planifiez quand vous communiquerez avec vos partenaires (bulletins, remerciements, visites, invitations, fêtes et galas, etc.) et de quelle façon.

Essayez de personnaliser chaque communication.

Remarques concernant les suivis avec les partenaires:

  • Envoyez une lettre de remerciement au commanditaire après votre premier contact;
  • Organisez des communications ou des bulletins électroniques trimestriels pour les commanditaires afin de les garder à jour sur les activités de l’équipe et ses réalisations;
  • Dirigez les partenaires vers les sites de médias sociaux utilisés par l’équipe;
  • Organisez un événement «portes ouvertes» et invitez la communauté locale et vos partenaires à voir le robot avant la compétition;
  • Assurez-vous que tous les commanditaires ont reçu la visibilité à laquelle ils avaient droit en fonction de leur niveau de partenariat;
  • Invitez vos commanditaires aux événements : tournois et compétitions régionales, célébrations de fin d’année, événements hors saison ou événements dans la communauté
  • Prenez une photo de l’équipe lors d’un événement avec la mention « Merci à nos partenaires »;
  • Contactez les partenaires et coordonnez une date pour que l’équipe puisse faire une présentation de la saison et une démonstration du robot;
  • Identifiez s’il y a des possibilités de stages dans les entreprises partenaires qui pourraient être offerts aux étudiants de l’équipe.

Image de marque (branding)

L’image de marque de l’équipe (ou son branding) fait référence (directe ou non) à tous les aspects intervenant dans l’image et le contenu de marque de l’équipe tel que sa communauté, sa raison d’être, son message, la description de la qualité de ses services, ses valeurs, sa visibilité, son logo et son identité sociale. Elle donne à l’équipe une personnalité forte et une identité unique. Cela suppose que l’équipe a bien circonscrit son identité propre, sa mission et ses valeurs.

  • Un nom, un logo et une devise d’équipe, ainsi que leurs règles d’utilisation (Ex. « Équipe FRC 9999 Les Pistons de l’école Parent », une entête pour tous les documents, les combinaisons de couleurs, etc.)
  • Un nom de robot (annuel, facultatif)
  • Un design de robot (si possible), de puits, d’apparence de l’équipe, de vos documents écrits et web, de vos modes de communication, etc. (annuel)

cr. Kashif Mohammed 2016

L’image de marque, particulièrement le numéro, le nom et le logo de l’équipe, devient un élément rassembleur qui renforce le sentiment d’attachement au groupe, et à l’école. L’équipe doit ensuite intégrer cette image dans tous les aspects de sa stratégie de communication, dans ses efforts de marketing et de financement, et dans sa présence dans la communauté. Les juges sont particulièrement impressionnés quand l’équipe arrive à projeter son image de marque de multiples façons mais de manière cohérente et stratégique.

L’image de marque doit se refléter dans :

  • L’apparence du robot et des membres de l’équipe (t-shirt ou autre)
  • Le puits et l’équipement
  • Tout le matériel promotionnel et de communication (ex. macarons, documents et mascotte)
  • Tous vos modes de communication (plateformes web/sociales)

Une image de marque vise à créer une référence durable dans le temps. On doit éviter les changements majeurs sans justification profonde.

Un exemple d’image intégrée

Équipe 3990 Tech for Kids en 2012-2013

Un logo

Une devise

Une campagne de communication intégrant l’image de marque

Design du puits et relations publiques

cr. FRC3990 Tech for Kids

Étude de marché

Cette section vise à aider les équipes à faire une analyse de leur communauté pour obtenir une meilleure compréhension de leur marché local et des possibilités qui s’offrent à elles. Faire une analyse de marché permet à une équipe de puiser dans son réseau communautaire, trouver du soutien pour le projet, découvrir des commanditaires potentiels, développer des partenariats locaux (ressources financières, matérielles ou humaines) et identifier des opportunités pour l’équipe de s’engager dans sa communauté face aux besoins et intérêts en lien avec les objectifs de FIRST (promotion des sciences et technologie, du professionnalisme coopératif) et de l’équipe

Objectifs de l’analyse de marché

  • Acquérir une meilleure compréhension de la communauté locale;
  • Augmenter la portée de l’équipe;
  • Découvrir des organisations que l’équipe pourra approcher;
  • Identifier et maintenir une base de données des commanditaires et des partenariats potentiels

Entreprendre l’analyse de marché

  • Réseau interne de l’équipe
    • Tenir une réunion d’équipe avec mentors / parents / élèves pour créer une liste de:
      • commanditaires potentiels avec lesquels les membres de l’équipe ont des liens;
      • événements dans la communauté où l’équipe pourrait s’impliquer;
      • possibilités de campagnes de financement pour l’équipe;
      • associations ou fondations communautaires, jeunesses ou sociales que l’équipe pourrait contacter
  • Historique de la communauté
    • En savoir plus sur l’histoire de la ville et comment elle a été fondée;
    • Découvrir les compagnies et les entreprises clés dans la région;
    • Rechercher les meilleurs employeurs ou des organisations majeures dans la région
  • Recommandations des commanditaires actuels
    • Contacter les commanditaires de l’équipe pour trouver d’autres entreprises potentielles à contacter;
    • Obtenir l’aide des contacts chez les commanditaires pour vous mettre en relation avec d’autres entreprises
  • Découvrir des entreprises locales
    • Chambre de commerce;
    • Clubs des Lions, Optimistes, Rotary, etc.;
    • Sociétés d’ingénierie et manufacturières
    • Associations professionnelles

Partenaires à considérer

Associations scolaires Banques et caisses Bureaux de députés
Cabinets d’ingénieurs Cabinets de maire Cegeps
Chambres de commerce Clubs sociaux Concessionnaires
Conseils d’établissement Coopératives Écoles de métier
Électriciens Entreprises de soudure Entreprises des mentors
Entreprises en construction Entreprises en informatique Entreprises en sciences et technologie
Entreprises Web Épiceries, magasins d’alimentation Équipement de protection
Fournisseurs industriels Fournisseurs de machinerie lourde Garages
Entreprises d’usinage Quincailleries Parents des membres de l’équipe
Services communautaires Syndicats Clubs sociaux
Associations de retraités YMCA 4-H

Construire une base de données des partenaires

Entretenir une base de données des entreprises et organisations que l’équipe sollicite contribue à garder les efforts de financement de l’équipe structurés et évite à l’équipe d’entrer en contact deux fois avec une même organisation. Utilisez la base de données pour suivre les organisations qui ont été contactées et assurez tout suivi nécessaire. Ainsi l’équipe ne ratera pas une opportunité de partenariat parce qu’il n’y a pas eu de suivi avec l’organisation.

Une base de données simple peut inclure les informations suivantes:

  • Nom de l’entreprise
  • Statut (commanditaire potentiel, ancien commanditaire, commanditaire actuel, partenaire lors d’initiatives communautaires, etc.)
  • Informations de partenariat (déjà donné, ne veulent pas donner, événements où ils se sont impliqués, etc.)
  • Informations sur l’entreprise
    • site internet
    • adresse
    • téléphone
    • type d’entreprise
  • Informations du contact
    • nom
    • titre
    • téléphone
    • courriel
  • 1re et 2e approche par équipe
    • la date
    • méthode de contact (téléphone, courriel, messagerie vocale, en personne)
    • représentant de l’équipe
    • notes sur l’intervention
    • date de suivi à faire
  • Suivi de remerciement
    • 1er merci
    • invitation à l’événement FIRST
    • invitation au souper de reconnaissance des partenaires de l’équipe
  • Remarques

  Modèle de base de données des partenaires

Vos fournisseurs

Votre étude du marché vous servira également à établir votre liste de fournisseurs (locaux de préférence).

La première chose importante à évaluer chez un fournisseur est sa capacité à vous livrer adéquatement la marchandise. Plusieurs fournisseurs ont des délais de production très différents et chacun d’entre eux ont des manières procéder différentes. Le professionnalisme d’un futur fournisseur se reflète souvent dans ses communications avec votre équipe. Il est important de faire signer une entente contractuelle décrivant les principales étapes et l’échéance de livraison.

  • Le respect des échéances convenues
  • Le professionnalisme (communication, production)
  • L’honnêteté
  • La transparence
  • La qualité du travail
  • Entente contractuelle

Rencontrer un partenaire potentiel

La recherche de commandite peut-être fructueuse et plaisante; l’important, c’est d’être bien préparé. Pour réaliser une commandite, il faut avoir les bons outils en main.

L’attitude pour se présenter devant un futur commanditaire est aussi très importante. La perception compte pour beaucoup en marketing. Cela prend beaucoup de confiance en soi, une poignée de main ferme, un regard franc et beaucoup d’enthousiasme pour le projet.

Le message

Si possible, identifiez le lien entre la compétition de robotique et l’entreprise visée. Vous aurez à expliquer votre projet, pourquoi et comment l’argent sera utilisé, comment le commanditaire pourrait en tirer bénéfice et pourquoi vous avez choisi l’entreprise en question. Le dossier de partenariat est votre manière de vendre votre projet. Il se compose de trois parties distinctes. Il doit résumer toutes les informations pertinentes à une prise de décision.

  • une lettre de présentation du projet, incluant vos réalisations passées et vos objectifs
  • un budget aligné sur vos besoins
  • un plan de visibilité
  • informations de contact

Sachez le présenter de manière claire. Il est important de souligner dans votre lettre de présentation et lorsque vous présentez votre projet à un futur commanditaire les avantages qu’il tire à s’associer avec vous. Il doit être capable de comprendre comment son image de marque serait bonifiée auprès des participants et des visiteurs de la compétition. Prenez le temps de simuler toute intervention avec un partenaire avant de le contacter. Prendre le temps d’apprendre à parler à des professionnels et entrepreneurs contribue à bâtir la confiance en soi et augmente les chances d’une entente de partenariat concluante pour l’équipe.

La liste suivante détaille les étapes pour mieux se préparer à une présentation avec un futur partenaire.

cr. Bernard L’Arrivée 2016

Avant de contacter un partenaire

Identifiez les entreprises et organisations que l’équipe souhaite contacter avec l’aide de la base de données des partenaires – voir la section Analyse du marché. Cela empêche l’équipe de contacter deux fois la même entreprise, et donne aux jeunes un échéancier pour communiquer avec les entreprises.

Rédigez un scénario de conversation téléphonique.

  • Prévoyez les situations suivantes
    • transfert vers la messagerie vocale;
    • le contact n’est pas disponible et un message doit être laissé;
    • le contact est disponible;
    • l’entreprise ou l’organisation ne souhaite pas être partenaire de l’équipe.
  • Pratiquez-vous à appeler une entreprise en ayant recours à des mentors ou des parents simulant être des propriétaires d’entreprises. Cela permet de:
    • créer des contextes d’affaires adaptés;
    • simuler différentes réactions d’interlocuteur : enthousiaste; fuyant; impoli, poser beaucoup de questions, etc.
    • demander de répondre à la demande de différentes manières :
      • Oui, nous pouvons faire un don;
      • Nous ne pouvons fournir que du matériel;
      • Nous ne pouvons pas aider l’équipe.

Premier contact téléphonique avec un partenaire

Demandez les coordonnées de la personne la mieux placée pour discuter de la possibilité que l’équipe puisse présenter son projet et même faire une démonstration.

  • Assurez-vous de noter cette information et de l’ajouter à la base de données des partenariats

Contactez cette personne afin de coordonner une date pour une rencontre.

  • Restez concentré, faites attention de ne pas lire un script, d’avoir un débit trop rapide ni avoir l’air trop détaché;
  • Déterminez la date et l’heure pour un appel de suivi avant de raccrocher (si l’organisme est intéressé à en apprendre davantage ou si le contact n’est pas disponible)

Au moment d’organiser une rencontre chez le futur partenaire, assurez-vous de poser les questions suivantes :

  • A quelle heure sera la présentation?
  • Quelle est la taille de la salle?
  • Peut-on opérer un robot sur place?
  • Combien de membres de l’équipe peuvent participer à la présentation?
  • Où doit-on se garer?
  • Par où entrer dans le bâtiment, où se rendre, qui demander?

Restez poli et ne vous découragez pas si l’équipe ne réussit pas à organiser de démonstration.

  • Remerciez toujours avant de raccrocher, et
  • N’oubliez pas de laisser des notes sur le déroulement de l’appel dans la base de données de l’équipe

Présentation en personne avec un partenaire potentiel 

Soyez professionnel.

  • Déterminer si des vêtements civils ou vos uniformes d’équipe sont plus appropriés;
  • Les vêtements doivent être propres et en bon état;
  • Ne pas porter de couvre-chef, sauf si ça fait partie intégrante de votre uniforme d’équipe;
  • Ne pas mâcher de la gomme ni apporter de la nourriture ou boisson à la rencontre;
  • Pas de téléphones cellulaires – gardez toute votre attention sur la présentation

Apportez la documentation adaptée à l’entreprise.

  • Apportez des documents de présentation que vos laisserez sur place, dont votre dossier de partenariat (tout ce qui pourra aider l’entreprise à prendre une décision positive);
  • Distribuez vos cartes d’affaire

Ayez un langage corporel inspirant confiance et détermination.

  • Donnez une poignée de main ferme en regardant la personne dans les yeux;
  • Ne restez pas à l’écart, les bras croisés ou immobile;
  • Ne gesticulez pas trop;
  • Si vous demeurez debout :
    • Maintenez une posture stable;
    • En parlant, adressez-vous au public; quand une autre personne parle, tournez-vous vers elle;
    • Surveillez vos déplacements
  • Si vous êtes assis, NE PAS :
    • Ne balancez pas vos pieds;
    • Vous asseoir sur le devant de la chaise, ni
    • Poser vos coudes sur la table (les avant-bras sont ok)
  • Exprimez-vous clairement
    • Ne parlez pas rapidement et restez calme pendant la présentation;
    • Articulez et prononcez bien
  • Restez concentré
    • Écoutez les autres membres de l’équipe quand ils parlent, ne les interrompez pas et ne répétez pas ce qui vient d’être dit;
    • Écoutez attentivement les questions posées en prenant soin de répondre entièrement à la question
  • Restez humain et vous-même
    • Montrez votre enthousiasme et votre passion pour le programme;
    • Racontez votre histoire personnelle pour illustrer comment votre participation vous a influencé;
    • Soyez fier de qui vous êtes, de l’équipe et de l’organisation que vous représentez

À la fin de la présentation

  • Répondez clairement et avec concision à toutes les questions ;
  • Déterminez une date pour faire un suivi;
  • N’oubliez pas de noter la date de suivi dans la base de données de l’équipe;
  • REMERCIEZ le partenaire potentiel d’avoir pris le temps de vous rencontrer;
  • Laissez votre dossier de partenariat pour consultation;
  • Serrez la main en sortant tout en regardant la personne dans les yeux;
  • Assurez le suivi nécessaire au moment convenu

Rencontrer les juges

La visite des juges lors d’un tournoi est définitivement un événement relevant de la communication et du marketing. Cette rencontre doit être préparée, jamais improvisée.

Désignez des jeunes spécifiquement pour recevoir les visiteurs et les juges. Ils doivent savoir prendre le contrôle de la discussion… pas simplement répondre aux questions aléatoires des juges par oui/non ! Autrement dit, ils doivent savoir orienter poliment les juges vers les efforts et réalisations que l’équipe a ciblés. Préparer votre message aux juges.

Ces jeunes doivent être au courant des aspect généraux de la gestion de l’équipe, de son fonctionnement, de son historique et de la construction du robot et de la stratégie retenue. N’hésitez pas à préparer du matériel visuel pour les juges. Illustrez vos commentaires par des récits et anecdotes surtout si elles mettent en valeur le professionnalisme coopératif et les autres valeurs du programme.

Le Prix du président et la distinction de la liste de Dean impliquent une entrevue privée devant jury. Surveillez l’horaire et les modalités; ne soyez pas en retard!

Finalement, n’oubliez pas que si votre équipe se qualifie lors d’un événement régional, elle sera en général réévaluée lors du championnat dans les mêmes catégories. Vos documents et présentations doivent donc être également préparés en anglais.

cr. Kashif Mohammed 2016

Généralités

  • Les juges rencontrent les équipes pendant la compétition officielle (généralement, cela signifie pas de juges le jour de l’installation!)
  • Les élèves devraient parler aux juges, pas les mentors.
  • Intéressez-vous aux juges, qui ils sont et ce qu’ils font.
  • C’est votre chance de dire aux juges votre histoire d’équipe, votre robot et vous-même.
  • Parlez avec assurance et clairement. Demeurez courtois.
  • Restez concentré, arrêtez complètement ce que vous faisiez avant l’arrivée des juges. Ne vous laissez pas distraire par ce qui se passe autour de vous.
  • Observez les réactions, écoutez attentivement les questions (assurez-vous de bien les comprendre) et répondez-y clairement.
  • Écoutez vos coéquipiers, ne coupez pas la parole et ne répétez pas ce qui a déjà été mentionné.
  • Sachez identifier qui saurait mieux répondre que vous à une question pointue.
  • Détendez-vous et amusez-vous.
  • Documentation et supports simples :
    • L’équipe devrait préparer un résumé d’une page couvrant les fonctions clés de votre machine. Soulignez les aspects clés de vos processus de conception et de construction, les capacités novatrices ou les nouveaux composants incorporés, ainsi que des informations sur votre approche concernant le contrôle et la programmation. Assurez-vous d’inclure une photo de votre robot !
    • L’équipe doit se concentrer sur les éléments de l’équipe et du robot dont elle est la plus fière. Tout le monde dans l’équipe devrait savoir ces éléments spécifiques de sorte que peu importe à qui les juges parlent le message reste cohérent. Rappelez-vous, tous les prix sont des prix d’équipe; tout le monde devrait être en mesure d’en parler.
    • Faites un résumé des réalisations de votre équipe cette année
  • Si votre équipe se concentre sur un prix spécifique, décrivez comment votre équipe ou votre robot répond aux critères de ce prix.
    • Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent les prix ciblés et peuvent répondre aux questions des juges en conséquence
    • Simulez des entrevues devant leur équipe, à l’avance.
  • Veillez à ce qu’il y ait toujours quelqu’un dans votre puits qui peut parler aux juges OU préparez une note avertissant les juges où ils peuvent vous trouver (ex. terrain de pratique, file d’attente aux matchs, etc.).
  • Appliquez le professionnalisme coopératif! Cela devrait être vrai pour chaque membre de l’équipe et tous ceux qui y sont associés à tout moment de la saison.
  • Remerciez TOUJOURS les juges pour leur temps et leur implication.

Entrevues privées (Prix du président et Liste de Dean Kamen)

  • Recueillez des données (photos et statistiques) pertinentes à vos points clés pour quantifier l’impact de votre équipe.
  • Utilisez les définitions concernant le Prix du président et soyez en mesure de différencier les concepts.
  • Le Prix du président n’est pas simplement une liste de choses que vous avez faites dans votre communauté. N’oubliez pas de faire des liens entre tous vos grands accomplissements et le POURQUOI que vous les avez faits au départ.
  • Mettez l’accent sur les activités récentes (2 à 5 dernières années) ainsi que sur les réalisations à long terme.
  • Utilisez les ressources pour le Prix du Président (voa) pour voir des exemples et autres renseignements.
  • Pratiquez-vous, pratiquez-vous, pratiquez-vous !
  • Utilisez les ressources pour la Liste de Dean Kamen (voa) pour y voir des conseils.
  • Les candidats à la Liste de Dean Kamen doivent bien connaître le texte de mise en candidature qui a été soumis à leur sujet.
  • Parlez avec assurance et clairement. Soyez souriant.
  • Restez calme, surveillez votre posture, surtout si vous restez debout.
  • Restez concentré, observez les réactions, écoutez attentivement les questions (assurez-vous de bien les comprendre) et répondez-y clairement.
  • Écoutez vos coéquipiers, ne coupez pas la parole et ne répétez pas ce qui a déjà été mentionné.
  • Appliquez le professionnalisme coopératif!
  • Remerciez TOUJOURS les juges pour leur temps et leur implication.

Le communiqué de presse

Révisez votre stratégie

  • Votre comité marketing cherche-t-il à accroître la notoriété de l’équipe, à obtenir une couverture médiatique, à générer du trafic sur le site Web ou à atteindre un autre objectif?
  • Votre communiqué est-il destiné aux médias? aux clients? aux partenaires?
  • Cherchez-vous une diffusion web, par journaux, magazines, radio, etc.
  • Quel montant est disponible pour la distribution, en tenant compte de l’ajout d’éléments comme des photos. Dans certaines cas, la diffusion peut-être gratuite!
  • À quel endroit, quelle date et quelle heure allez-vous tenir votre conférence de presse? Tenez compte des heures de tombée des journalistes et des médias. Le journal du lundi matin, est composé avec les nouvelles du dimanche, jour où la «concurrence» des grandes annonces politiques et corporatives est moindre pour obtenir de la place dans les médias. Essayez de tenir vos conférences en matinée et dans un endroit accessible.

Éléments du communiqué

Assurez-vous que le communiqué (habituellement une seule page) comprend tous les éléments nécessaires pour attirer l’attention des médias et de votre clientèle.

  • Votre logo
  • Inscrire « Communiqué« 
  • Inscrire « Pour diffusion immédiate« , « Diffusion : date souhaitée » ou « Embargo jusqu’au…« 
  • Titre: Le titre doit retenir l’attention et donner le goût d’en savoir plus. Il doit également être assez bref pour être tweeté, au plus 100 caractères, ce qui permet à votre auditoire d’utiliser des mots-clics et de laisser des commentaires, etc.
  • Sous-titre: Vous pouvez fournir de plus amples renseignements dans un sous-titre descriptif qui alimente les moteurs de recherche et renforce l’intérêt du lecteur.
  • Lieu et date: La ville d’origine et la date de diffusion (en gras et suivi d’un tiret)
  • Préambule: En un paragraphe répondez brièvement aux questions: quoi, qui, quand, comment, pourquoi et où ?
  • Corps du communiqué : Gardez votre communiqué le plus court possible. Faites attention au ton, ceci n’est pas une publicité. Mentionnez les éléments les plus importants en premier. Insérez les documents médias le cas échéant.
  • Conclusion: Utilisez cette rubrique pour présenter votre organisation (sous-titre À propos de…). Soyez bref, évitez les termes spécialisés et indiquez l’adresse de votre site Web.
  • Inscrire « -30- » à la fin du communiqué de presse, ce qui signifie la fin des informations à publier.
  • Relations avec les médias (après le -30-): Le nom et les coordonnées (numéro de téléphone et adresse courriel) d’une personne-ressource avec laquelle pourront communiquer les journalistes et les blogueurs s’ils ont besoin de plus de renseignements.

Il est avantageux d’ajouter des images et/ou des vidéos pour aider votre communiqué à se distinguer. Fournissez une légende pour accompagner vos images ou vos vidéos. Identifiez les personnes qui vous ont autorisé à produire leur photographie. Créditez toute propriété intellectuelle. Les journaux et magazines publient souvent des photos bas-de-vignette. Donc, à défaut d’avoir un article, vous pourriez obtenir la publication d’une belle photo accompagnée d’un bas-de-vignette. Ce qui est une très belle visibilité pour un événement ou une annonce.

Agrémentez votre communiqué en incluant des éléments pouvant être partagés, comme des titres et des citations tweetables.

  • Si vous faites la promotion d’un événement associé à un mot-clic, assurez-vous d’inclure ce renseignement dans votre communiqué.
  • Essayez d’utiliser un mot-clic pertinent et populaire (100 caractères maximum) dans un titre prêt à être tweeté.
  • Encouragez les interactions sur les réseaux sociaux en incluant le pseudo Twitter de toutes les personnes ou groupes pertinents.

Transmettre votre communiqué

  • Relisez-vous! Aucune erreur n’est permise.
  • Contactez le secrétaire de rédaction ou le directeur de l’information et demandez à qui devrait s’adresser le sujet de votre communiqué. Obtenez le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel d’un journaliste. Assurez-vous de la façon de transmettre votre communiqué.
  • N’hésitez pas à téléphoner au journaliste après lui avoir envoyé votre communiqué pour lui demander s’il a bien reçu votre annonce et s’il entend couvrir l’événement.

cr. Bernard L’Arrivée 2016

La conférence de presse

La conférence de presse est souvent organisée à l’occasion de l’annonce d’un événement ou du lancement d’un nouveau projet. Il est primordial de susciter l’intérêt des journalistes. Il faut choisir judicieusement la date, réserver une salle, confirmer vos intervenants, envoyer les invitations, préparer un dossier de presse, etc.

À considérer

  • Le meilleur moment pour convoquer des journalistes est le matin (entre 9h et 11h) sinon, au début de l’après-midi.
  • Choisissez une journée en début de semaine et évitez les vendredis.
  • Donnez aux journalistes un avis de 24 heures au minimum.
  • Préparez une pochette de presse à distribuer au début de la conférence.
  • Il peut être opportun de prévoir une collation.
  • Si les médias télévisés sont invités, essayez d’offrir des opportunités d’image intéressantes : démonstration ou autre.
  • Commencez à l’heure (pas plus de cinq minutes de retard).
  • Assurez-vous que votre porte-parole est bien préparé et prêt à répondre aux questions, pendant et après l’événement.
  • N’oubliez pas de faire un suivi auprès des journalistes. Si l’on vous demande des informations dont vous ne disposez pas sur place, faites-les parvenir le plus vite possible. Certains médias peuvent également avoir
    besoin de photos ou de films. Vérifiez avant leur départ qu’ils ont bien tout le nécessaire en main.

L’invitation

Précisez qu’il s’agit d’une conférence de presse. Utilisez du papier à en-tête avec votre logo, en précisant bien l’heure, la date et le lieu de la conférence.
Présentez clairement et brièvement le propos de la conférence de presse, en faisant valoir l’importance de l’événement et l’originalité des informations qui y seront révélées.
Attention par contre de ne pas « vendre le punch ». Expédiez les invitations aux médias au plus une semaine avant la conférence de presse. Pour les partenaires, il est préférable de leur faire parvenir les invitations plusieurs semaines à l’avance afin qu’ils
réservent leur date à leur agenda.

La dossier de presse

  • Déroulement de la conférence;
  • Communiqué de presse;
  • Allocutions;
  • Information sur l’organisme (ex. : dépliant);
  • Carte d’affaire de la personne à contacter pour obtenir plus d’information;
  • Informations sur le projet ou l’événement;
  • Publicité s’il y a lieu (affiche, CD, etc.)

Exemple de déroulement (à joindre a votre dossier de presse)

10 h Accueil par …
10 h 05 Présentation des intervenants
10 h 10 Mot de …
10 h 15 Mot de …
10 h 20 Mot de …
10 h 30 Période de questions
10 h 45 Visite des lieux ou démonstration
11 h Fin de la conférence de presse

Pas plus de 3 personnes doivent prendre la parole pour une durée maximale de 5 à 10 minutes. Rappelez-vous que ce sont vos porte-parole, leurs allocutions doivent être écrites.

Organisation

Prévoyez une personne à l’accueil pour recevoir les invités et les journalistes et leur remettre la documentation. Préparez une liste d’invités (à cocher).
Choisissez un animateur ou une animatrice pour diriger la conférence de presse, présenter les intervenants et respecter l’horaire.
Il est également important de se préparer aux questions potentielles des journalistes.

Sources: 

 

Votre présence sur les réseaux sociaux

 

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Déc 7, 2017 @ 14 h 20 min