Marketing et communications

Image de marque (branding)

L’image de marque de l’équipe (ou son branding) fait référence (directe ou non) à tous les aspects intervenant dans l’image et le contenu de marque de l’équipe tel que sa communauté, sa raison d’être, son message, la description de la qualité de ses services, ses valeurs, sa visibilité, son logo et son identité sociale. Elle donne à l’équipe une personnalité forte et une identité unique. Cela suppose que l’équipe a bien circonscrit son identité propre, sa mission et ses valeurs.

• Un nom, un logo et une devise d’équipe, ainsi que leurs règles d’utilisation (Ex. « Équipe FRC 9999 Les Pistons de l’école Parent », une entête pour tous les documents, les combinaisons de couleurs, etc.)
• Un nom de robot (annuel, facultatif)
• Un design de robot (si possible), de puits, d’apparence de l’équipe, de vos documents écrits et web, de vos modes de communication, etc. (annuel)

cr. Kashif Mohammed 2016

L’image de marque, particulièrement le numéro, le nom et le logo de l’équipe, devient un élément rassembleur qui renforce le sentiment d’attachement au groupe, et à l’école. L’équipe doit ensuite intégrer cette image dans tous les aspects de sa stratégie de communication, dans ses efforts de marketing et de financement, et dans sa présence dans la communauté. Les juges sont particulièrement impressionnés quand l’équipe arrive à projeter son image de marque de multiples façons mais de manière cohérente et stratégique.

L’image de marque doit se refléter dans :

• L’apparence du robot et des membres de l’équipe (t-shirt ou autre)
• Le puits et l’équipement
• Tout le matériel promotionnel et de communication (ex. macarons, documents et mascotte)
• Tous vos modes de communication (plateformes web/sociales)

Une image de marque vise à créer une référence durable dans le temps. On doit éviter les changements majeurs sans justification profonde.

Un exemple d’image intégrée

Équipe 3990 Tech for Kids en 2012-2013

Un logo

Une devise

Une campagne de communication intégrant l’image de marque

Design du puits et relations publiques

cr. FRC3990 Tech for Kids

Étude de marché

Cette section vise à aider les équipes à faire une analyse de leur communauté pour obtenir une meilleure compréhension de leur marché local et des possibilités qui s’offrent à elles. Faire une analyse de marché permet à une équipe de puiser dans son réseau communautaire, trouver du soutien pour le projet, découvrir des commanditaires potentiels, développer des partenariats locaux (ressources financières, matérielles ou humaines) et identifier des opportunités pour l’équipe de s’engager dans sa communauté face aux besoins et intérêts en lien avec les objectifs de FIRST (promotion des sciences et technologie, du professionnalisme coopératif) et de l’équipe

Objectifs de l’analyse de marché

• Acquérir une meilleure compréhension de la communauté locale;
• Augmenter la portée de l’équipe;
• Découvrir des organisations que l’équipe pourra approcher;
• Identifier et maintenir une base de données des commanditaires et des partenariats potentiels

Entreprendre l’analyse de marché

• Réseau interne de l’équipe
  • Tenir une réunion d’équipe avec mentors / parents / élèves pour créer une liste de:
    • commanditaires potentiels avec lesquels les membres de l’équipe ont des liens;
    • événements dans la communauté où l’équipe pourrait s’impliquer;
    • possibilités de campagnes de financement pour l’équipe;
    • associations ou fondations communautaires, jeunesses ou sociales que l’équipe pourrait contacter
• Historique de la communauté
  • En savoir plus sur l’histoire de la ville et comment elle a été fondée;
  • Découvrir les compagnies et les entreprises clés dans la région;
  • Rechercher les meilleurs employeurs ou des organisations majeures dans la région
• Recommandations des commanditaires actuels
  • Contacter les commanditaires de l’équipe pour trouver d’autres entreprises potentielles à contacter;
  • Obtenir l’aide des contacts chez les commanditaires pour vous mettre en relation avec d’autres entreprises
• Découvrir des entreprises locales
  • Chambre de commerce;
  • Clubs des Lions, Optimistes, Rotary, etc.;
  • Sociétés d’ingénierie et manufacturières
  • Associations professionnelles

Partenaires à considérer

Construire une base de données des partenaires

Entretenir une base de données des entreprises et organisations que l’équipe sollicite contribue à garder les efforts de financement de l’équipe structurés et évite à l’équipe d’entrer en contact deux fois avec une même organisation. Utilisez la base de données pour suivre les organisations qui ont été contactées et assurez tout suivi nécessaire. Ainsi l’équipe ne ratera pas une opportunité de partenariat parce qu’il n’y a pas eu de suivi avec l’organisation.

Une base de données simple peut inclure les informations suivantes:

• Nom de l’entreprise
• Statut (commanditaire potentiel, ancien commanditaire, commanditaire actuel, partenaire lors d’initiatives communautaires, etc.)
• Informations de partenariat (déjà donné, ne veulent pas donner, événements où ils se sont impliqués, etc.)
• Informations sur l’entreprise
  • site internet
  • adresse
  • téléphone
  • type d’entreprise
• Informations du contact
  • nom
  • titre
  • téléphone
  • courriel
• 1^re et 2^e approche par équipe
  • la date
  • méthode de contact (téléphone, courriel, messagerie vocale, en personne)
  • représentant de l’équipe
  • notes sur l’intervention
  • date de suivi à faire
• Suivi de remerciement
  • 1^er merci
  • invitation à l’événement FIRST
  • invitation au souper de reconnaissance des partenaires de l’équipe
• Remarques

  Modèle de base de données des partenaires

Vos fournisseurs

Votre étude du marché vous servira également à établir votre liste de fournisseurs (locaux de préférence).

La première chose importante à évaluer chez un fournisseur est sa capacité à vous livrer adéquatement la marchandise. Plusieurs fournisseurs ont des délais de production très différents et chacun d’entre eux ont des manières procéder différentes. Le professionnalisme d’un futur fournisseur se reflète souvent dans ses communications avec votre équipe. Il est important de faire signer une entente contractuelle décrivant les principales étapes et l’échéance de livraison.

• Le respect des échéances convenues
• Le professionnalisme (communication, production)
• L’honnêteté
• La transparence
• La qualité du travail
• Entente contractuelle

Rencontrer un partenaire potentiel

La recherche de commandite peut-être fructueuse et plaisante; l’important, c’est d’être bien préparé. Pour réaliser une commandite, il faut avoir les bons outils en main.

L’attitude pour se présenter devant un futur commanditaire est aussi très importante. La perception compte pour beaucoup en marketing. Cela prend beaucoup de confiance en soi, une poignée de main ferme, un regard franc et beaucoup d’enthousiasme pour le projet.

Le message

Si possible, identifiez le lien entre la compétition de robotique et l’entreprise visée. Vous aurez à expliquer votre projet, pourquoi et comment l’argent sera utilisé, comment le commanditaire pourrait en tirer bénéfice et pourquoi vous avez choisi l’entreprise en question. Le dossier de partenariat est votre manière de vendre votre projet. Il se compose de trois parties distinctes. Il doit résumer toutes les informations pertinentes à une prise de décision.

• une lettre de présentation du projet, incluant vos réalisations passées et vos objectifs
• un budget aligné sur vos besoins
• un plan de visibilité
• informations de contact

Sachez le présenter de manière claire. Il est important de souligner dans votre lettre de présentation et lorsque vous présentez votre projet à un futur commanditaire les avantages qu’il tire à s’associer avec vous. Il doit être capable de comprendre comment son image de marque serait bonifiée auprès des participants et des visiteurs de la compétition. Prenez le temps de simuler toute intervention avec un partenaire avant de le contacter. Prendre le temps d’apprendre à parler à des professionnels et entrepreneurs contribue à bâtir la confiance en soi et augmente les chances d’une entente de partenariat concluante pour l’équipe.

La liste suivante détaille les étapes pour mieux se préparer à une présentation avec un futur partenaire.

cr. Bernard L’Arrivée 2016

Avant de contacter un partenaire

Identifiez les entreprises et organisations que l’équipe souhaite contacter avec l’aide de la base de données des partenaires – voir la section Analyse du marché. Cela empêche l’équipe de contacter deux fois la même entreprise, et donne aux jeunes un échéancier pour communiquer avec les entreprises.

Rédigez un scénario de conversation téléphonique.

• Prévoyez les situations suivantes
  • transfert vers la messagerie vocale;
  • le contact n’est pas disponible et un message doit être laissé;
  • le contact est disponible;
  • l’entreprise ou l’organisation ne souhaite pas être partenaire de l’équipe.

• Pratiquez-vous à appeler une entreprise en ayant recours à des mentors ou des parents simulant être des propriétaires d’entreprises. Cela permet de:
  • créer des contextes d’affaires adaptés;
  • simuler différentes réactions d’interlocuteur : enthousiaste; fuyant; impoli, poser beaucoup de questions, etc.
  • demander de répondre à la demande de différentes manières :
    • Oui, nous pouvons faire un don;
    • Nous ne pouvons fournir que du matériel;
    • Nous ne pouvons pas aider l’équipe.

Premier contact téléphonique avec un partenaire

Demandez les coordonnées de la personne la mieux placée pour discuter de la possibilité que l’équipe puisse présenter son projet et même faire une démonstration.

• Assurez-vous de noter cette information et de l’ajouter à la base de données des partenariats

Contactez cette personne afin de coordonner une date pour une rencontre.

• Restez concentré, faites attention de ne pas lire un script, d’avoir un débit trop rapide ni avoir l’air trop détaché;
• Déterminez la date et l’heure pour un appel de suivi avant de raccrocher (si l’organisme est intéressé à en apprendre davantage ou si le contact n’est pas disponible)

Au moment d’organiser une rencontre chez le futur partenaire, assurez-vous de poser les questions suivantes :

• A quelle heure sera la présentation?
• Quelle est la taille de la salle?
• Peut-on opérer un robot sur place?
• Combien de membres de l’équipe peuvent participer à la présentation?
• Où doit-on se garer?
• Par où entrer dans le bâtiment, où se rendre, qui demander?

Restez poli et ne vous découragez pas si l’équipe ne réussit pas à organiser de démonstration.

• Remerciez toujours avant de raccrocher, et
• N’oubliez pas de laisser des notes sur le déroulement de l’appel dans la base de données de l’équipe

Présentation en personne avec un partenaire potentiel 

Soyez professionnel.

• Déterminer si des vêtements civils ou vos uniformes d’équipe sont plus appropriés;
• Les vêtements doivent être propres et en bon état;
• Ne pas porter de couvre-chef, sauf si ça fait partie intégrante de votre uniforme d’équipe;
• Ne pas mâcher de la gomme ni apporter de la nourriture ou boisson à la rencontre;
• Pas de téléphones cellulaires – gardez toute votre attention sur la présentation

Apportez la documentation adaptée à l’entreprise.

• Apportez des documents de présentation que vos laisserez sur place, dont votre dossier de partenariat (tout ce qui pourra aider l’entreprise à prendre une décision positive);
• Distribuez vos cartes d’affaire

Ayez un langage corporel inspirant confiance et détermination.

• Donnez une poignée de main ferme en regardant la personne dans les yeux;
• Ne restez pas à l’écart, les bras croisés ou immobile;
• Ne gesticulez pas trop;
• Si vous demeurez debout :
  • Maintenez une posture stable;
  • En parlant, adressez-vous au public; quand une autre personne parle, tournez-vous vers elle;
  • Surveillez vos déplacements
• Si vous êtes assis, NE PAS :
  • Ne balancez pas vos pieds;
  • Vous asseoir sur le devant de la chaise, ni
  • Poser vos coudes sur la table (les avant-bras sont ok)
• Exprimez-vous clairement
  • Ne parlez pas rapidement et restez calme pendant la présentation;
  • Articulez et prononcez bien
• Restez concentré
  • Écoutez les autres membres de l’équipe quand ils parlent, ne les interrompez pas et ne répétez pas ce qui vient d’être dit;
  • Écoutez attentivement les questions posées en prenant soin de répondre entièrement à la question
• Restez humain et vous-même
  • Montrez votre enthousiasme et votre passion pour le programme;
  • Racontez votre histoire personnelle pour illustrer comment votre participation vous a influencé;
  • Soyez fier de qui vous êtes, de l’équipe et de l’organisation que vous représentez

À la fin de la présentation

• Répondez clairement et avec concision à toutes les questions ;
• Déterminez une date pour faire un suivi;
• N’oubliez pas de noter la date de suivi dans la base de données de l’équipe;
• REMERCIEZ le partenaire potentiel d’avoir pris le temps de vous rencontrer;
• Laissez votre dossier de partenariat pour consultation;
• Serrez la main en sortant tout en regardant la personne dans les yeux;
• Assurez le suivi nécessaire au moment convenu

Rencontrer les juges

La visite des juges lors d’un tournoi est définitivement un événement relevant de la communication et du marketing. Cette rencontre doit être préparée, jamais improvisée.

Désignez des jeunes spécifiquement pour recevoir les visiteurs et les juges. Ils doivent savoir prendre le contrôle de la discussion… pas simplement répondre aux questions aléatoires des juges par oui/non ! Autrement dit, ils doivent savoir orienter poliment les juges vers les efforts et réalisations que l’équipe a ciblés. Préparer votre message aux juges.

Ces jeunes doivent être au courant des aspect généraux de la gestion de l’équipe, de son fonctionnement, de son historique et de la construction du robot et de la stratégie retenue. N’hésitez pas à préparer du matériel visuel pour les juges. Illustrez vos commentaires par des récits et anecdotes surtout si elles mettent en valeur le professionnalisme coopératif et les autres valeurs du programme.

Le Prix du président et la distinction de la liste de Dean impliquent une entrevue privée devant jury. Surveillez l’horaire et les modalités; ne soyez pas en retard!

Finalement, n’oubliez pas que si votre équipe se qualifie lors d’un événement régional, elle sera en général réévaluée lors du championnat dans les mêmes catégories. Vos documents et présentations doivent donc être également préparés en anglais.

cr. Kashif Mohammed 2016

Généralités

• Les juges rencontrent les équipes pendant la compétition officielle (généralement, cela signifie pas de juges le jour de l’installation!)
• Les élèves devraient parler aux juges, pas les mentors.
• Intéressez-vous aux juges, qui ils sont et ce qu’ils font.
• C’est votre chance de dire aux juges votre histoire d’équipe, votre robot et vous-même.
• Parlez avec assurance et clairement. Demeurez courtois.
• Restez concentré, arrêtez complètement ce que vous faisiez avant l’arrivée des juges. Ne vous laissez pas distraire par ce qui se passe autour de vous.
• Observez les réactions, écoutez attentivement les questions (assurez-vous de bien les comprendre) et répondez-y clairement.
• Écoutez vos coéquipiers, ne coupez pas la parole et ne répétez pas ce qui a déjà été mentionné.
• Sachez identifier qui saurait mieux répondre que vous à une question pointue.
• Détendez-vous et amusez-vous.
• Documentation et supports simples :
  • L’équipe devrait préparer un résumé d’une page couvrant les fonctions clés de votre machine. Soulignez les aspects clés de vos processus de conception et de construction, les capacités novatrices ou les nouveaux composants incorporés, ainsi que des informations sur votre approche concernant le contrôle et la programmation. Assurez-vous d’inclure une photo de votre robot !
  • L’équipe doit se concentrer sur les éléments de l’équipe et du robot dont elle est la plus fière. Tout le monde dans l’équipe devrait savoir ces éléments spécifiques de sorte que peu importe à qui les juges parlent le message reste cohérent. Rappelez-vous, tous les prix sont des prix d’équipe; tout le monde devrait être en mesure d’en parler.
  • Faites un résumé des réalisations de votre équipe cette année
• Si votre équipe se concentre sur un prix spécifique, décrivez comment votre équipe ou votre robot répond aux critères de ce prix.
  • Assurez-vous que tous les membres de l’équipe comprennent les prix ciblés et peuvent répondre aux questions des juges en conséquence
  • Simulez des entrevues devant leur équipe, à l’avance.
• Veillez à ce qu’il y ait toujours quelqu’un dans votre puits qui peut parler aux juges OU préparez une note avertissant les juges où ils peuvent vous trouver (ex. terrain de pratique, file d’attente aux matchs, etc.).
• Appliquez le professionnalisme coopératif! Cela devrait être vrai pour chaque membre de l’équipe et tous ceux qui y sont associés à tout moment de la saison.
• Remerciez TOUJOURS les juges pour leur temps et leur implication.

Entrevues privées (Prix du président et Liste de Dean Kamen)

• Recueillez des données (photos et statistiques) pertinentes à vos points clés pour quantifier l’impact de votre équipe.
• Utilisez les définitions concernant le Prix du président et soyez en mesure de différencier les concepts.
• Le Prix du président n’est pas simplement une liste de choses que vous avez faites dans votre communauté. N’oubliez pas de faire des liens entre tous vos grands accomplissements et le POURQUOI que vous les avez faits au départ.
• Mettez l’accent sur les activités récentes (2 à 5 dernières années) ainsi que sur les réalisations à long terme.
• Utilisez les ressources pour le Prix du Président (voa) pour voir des exemples et autres renseignements.
• Pratiquez-vous, pratiquez-vous, pratiquez-vous !
• Utilisez les ressources pour la Liste de Dean Kamen (voa) pour y voir des conseils.
• Les candidats à la Liste de Dean Kamen doivent bien connaître le texte de mise en candidature qui a été soumis à leur sujet.
• Parlez avec assurance et clairement. Soyez souriant.
• Restez calme, surveillez votre posture, surtout si vous restez debout.
• Restez concentré, observez les réactions, écoutez attentivement les questions (assurez-vous de bien les comprendre) et répondez-y clairement.
• Écoutez vos coéquipiers, ne coupez pas la parole et ne répétez pas ce qui a déjà été mentionné.
• Appliquez le professionnalisme coopératif!
• Remerciez TOUJOURS les juges pour leur temps et leur implication.

À venir

Le communiqué de presse

Votre présence sur les réseaux sociaux

Votre équipe, tout comme les entreprise,s peut être présente dans les médias sociaux. Vous pouvez ainsi faire connaître votre équipe, votre projet de robotique, FIRST, et éventuellement vos produits ou services. Vous pouvez rester en interaction régulière avec votre clientèle (partenaires, autres équipes, etc.) et le public en général. Le plateformes sociales attirent des clients potentiels tout en fidélisant vos abonnés actuels. C’est une belle façon de mousser votre image, d’entretenir des liens avec vos sponsors et la communauté. Si les médias sociaux s’inscrivent dans votre stratégie marketing, planifiez votre coup: déterminez vos objectifs et votre champ d’action.

Apprivoisez le fonctionnement des différentes plateformes, d’abord en tant qu’utilisateur. Observez comment les autres équipes agissent et comment leurs publics réagissent. Utilisez les réseaux sociaux pour mieux connaître la communauté de robotique, la communauté FIRST, et votre communauté locale. Vous noterez rapidement que toutes le plateformes ne sont pas adaptées à toutes les entreprises (ici les équipes) ou leurs objectifs et ne font pas vibrer les mêmes clientèles. Voulez-vous entrer en contact avec des partenaires, d’autres équipes, votre communauté scolaire, ou des jeunes qui pourraient joindre votre équipe? Voulez-vous vous démarquer des autres équipes?

cr. Raphaël Thibodeau 2017

Les médias sociaux supportent plusieurs contenus: des images, des vidéos, des publicités, des témoignages, des ressources partagées, des concours et des nouvelles de votre équipe. L’important est d’adapter votre message à votre public cible. Il doit d’abord être pertinent. Quel est le lien avec votre équipe? L’information est-elle utile et intéressante pour vos abonnés?

cr. Nathalie Madore 2015

Soyez actifs sus vos comptes mais aussi sur les comptes de vos « clients ». Rediffusez leurs publications lorsque c’est pertinent. Interagissez avec eux. Rappelez-vous que les messages que vous publiez dans les médias sociaux peuvent être interprétés de diverses façons. Mieux vaut agir avec prudence, se relire et demander validation avant de publier. Il serait prudent de convenir d’une politique concernant les réponses à donner aux commentaires que vous recevez.

Les plateformes ci-dessous sont parmi les plus populaires.

Facebook

Le réseau Facebook est le plus populaire dans le monde. Il est surtout utilisé pour échanger entre amis, parents et collègues. Bon nombre d’utilisateurs suivent des entreprises privées ou desorganismes publics. On y publie des messages, des vidéos ou des photos. Les abonnés à une page Facebook peuvent réagir et rediffuser les publications.

• Plus de 1 milliard d’abonnés actifs mensuellement
• Plus de 750 millions d’abonnés actifs quotidiennement

Twitter

Le réseau Twitter est caractérisé par la longueur des messages qu’on peut y diffuser, limitée à 140 caractères. Ce qui permet aux utilisateurs d’avoir accès rapidement à un grand nombre de publications (gazouillis ou tweets). Les mots-clics (débutant par un #)  servent à les catégoriser. On peut ainsi s’intéresser à des sujets précis ou augmenter la portée des tweets. Les noms d’utilisateurs précédés d’un @ ont un lien vers les profils de ces utilisateurs.

• Plus de 240 millions d’abonnés actifs mensuellement
• Environ 500 millions de tweets envoyés chaque jour
• Plus de 75 % des membres qui y accèdent par leur téléphone mobile

LinkedIn

LinkedIn est basé sur les relations professionnelles des membres. On y rejoint des collègues ou des spécialistes du même domaine que soi ou de domaines connexes. La recherche se fait par des critères liés à l’emploi. Les groupes de discussions permettent d’échanger sur divers sujets, souvent liés au domaine des affaires ou à l’entrepreneuriat. Si votre clientèle est essentiellement composée d’autres entreprises, LinkedIn est un incontournable.

• Plus de 270 millions d’abonnés
• Près de 80 % des membres ont plus de 34 ans

Google+

Le réseau Google+ est similaire à Facebook. Il a cependant l’avantage de renforcer le référencement de votre site Web sur Google, le moteur de recherche le plus utilisé dans le monde. Il se combine à la messagerie GMail et à Google Maps. Les cercles permettent de mieux catégoriser les abonnés.

Instagram

Instagram permet d’échanger des photos et des vidéos depuis un téléphone mobile. On consulte les photos de contacts ou qui sont catégorisées selon des mots-clics ou selon la position géographique. Dans le dernier cas, on peut voir des images provenant d’un même événement.

• Plus de 150 millions de membres
• Plus de 45 % des utilisateurs abonnés à des pages consacrées à des marques

Pinterest

Ce réseau supporte la publication d’images et les échanges entre abonnés. Il fonctionne par tableaux d’images. Il suffit « d’épingler » des images qui ont attiré votre attention sur des tableaux en ligne. Les images peuvent être catégorisées. Pour les entreprises, Pinterest correspond à une façon de faire connaître des produits destinés à la vente.

YouTube

YouTube permet de créer et diffuser des vidéos, ou encore de partager et commenter les vidéos d’autres utilisateurs. La recherche se fait à l’aide de mots clés (tags). Une chaîne YouTube donne de la notoriété.

• Plus d’un milliard de visiteurs chaque mois
• Plus de 6 milliards d’heures de visionnement chaque mois

Serez-vous des nôtres?

FIRST, Robotique FIRST Québec et une partie de la communauté sont déjà présents dans les réseaux sociaux. Comment votre équipe peut-elle s’intégrer, offrir une présence active et pertinente?

Sites web	FIRST FIRST Robotics Competition	Robotique FIRST Québec Compétition de robotique FIRST
Info-lettres / courriels	Subscribe to FIRST eNEWS Email-blasts to teams	Diffusion de courriels aux coachs
Forums / blogues	FIRST Robotics Competition Blog Official Game Q&A www.chiefdelphi.com (world’s community forum)	Forum francophone de la Compétition de robotique FIRST
Facebook	/FIRSTOfficial /FIRSTRoboticsCompetition	/FIRSTQc
Twitter	@FIRSTweets @FRCTeams	@FIRST_Qc
YouTube	/OfficialFIRST /FRCTeamsGlobal	/Robotique FIRST Québec
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Source:  Entreprises Québec