Gestion de l’équipe

Composition et organisation de l’équipe

Une équipe de la Ligue LEGO FIRST compte de 2 à 10 élèves et 2 coachs adultes.


cr. RFQ 2015

Les jeunes

Tous les jeunes doivent avoir entre 9 et 14 ans le 1er janvier de l’année de publication du Défi. Si plus de 10 jeunes souhaitent rejoindre votre équipe, pensez à inscrire une deuxième équipe ou à utiliser un processus de sélection. Le consentement parental est requis pour participer aux activités FIRST.

Les coachs

Les coachs sont des adultes qui veillent à l’organisation et l’avancement de l’équipe. Ils encouragent et rendent l’expérience amusante. Ils favorisent le travail d’équipe efficace. Un coach inspiré contrôle le processus, pas le contenu.  Les coachs guident l’équipe à établir des objectifs, un calendrier de rencontres, de visites et de voyages. Ils sont le lien entre l’équipe, les mentors, les parents et les bénévoles. Les coachs veillent à la gestion administrative de l’équipe, aux communications avec FIRST et le partenaire qui organise les événements.

Qui peut être coach? des parents, des enseignants, des ingénieurs, des étudiants universitaires, des chefs scouts, etc.

Les coachs sont responsables de la sécurité des jeunes sous leur supervision. Les coachs doivent s’inscrire chez FIRST et se prêter à la vérification des antécédents judiciaires par FIRST. Les coachs doivent prendre des mesures qui assurent fiabilité des adultes qui interviennent avec les enfants, par l’observation de l’attitude générale et une vérification des antécédentes judiciaires par FIRST ou l’organisme scolaire en conformité avec les politiques en place.

Les mentors

Les mentors sont des adultes qui collaborent significativement (au moins une rencontre) avec l’équipe dans leur champ de compétence. Les mentors deviennent des modèles professionnels et partagent leurs connaissances et compétences en s’adaptant à l’équipe. La principale qualité d’un mentor est son intérêt pour collaborer avec des jeunes et vouloir leur apprendre des choses. Ils doivent adopter les valeurs fondamentales du programme. Leurs interventions doivent mener à ce que les enfants trouvent les réponses à leurs questions.

Qui peut être mentor? Des scientifiques, des gens avec de l’expertise dans un domaine lié à la robotique ou au thème annuel, des parents, des universitaires, des retraités, etc. Les mentors doivent s’inscrire auprès de FIRST.

Le rôle des adultes

Les adultes jouent un rôle important dans l’animation et le soutien à l’équipe, mais le robot et le projet de l’équipe doivent rester l’œuvre des jeunes. Les adultes peuvent aider l’équipe à acquérir des compétences ou des concepts tant qu’ils ne disent pas aux jeunes comment résoudre le Défi. Les adultes encadrent et facilitent les initiatives des jeunes. Tous les intervenants doivent être sensibilisés à l’importance de reconnaître et d’inviter chaque enfant à contribuer et à participer, et à leur faire des commentaires positifs et encourageants.

En raison de l’âge des participants, les coachs, les mentors et les parents ont un rôle essentiel dans la sécurité des jeunes. Les adultes doivent enseigner aux jeunes la manière dont on reconnaît les situations qui présentent un risque. Prenez connaissance de la Politique FIRST protection des jeunes.

 Programme FIRST de protection des jeunes


cr. RFQ 2015

Les experts et les bénéficiaires

Ils ne font pas partie de l’équipe. Mais les jeunes auront probablement à contacter des experts ou des professionnels dans un domaine lié à la thématique annuelle. Coachs et mentors pourront aider à la identifier et les approcher. Ces personnes donnent des avis, des renseignements, de l’information de toutes sortes que l’équipe utilisera dans ces travaux. Les bénéficiaires sont les individus ou les groupes d’individus qui sont touchés par la problématique identifiée par l’équipe et qui pourraient bénéficier de la solution innovante. L’équipe peut avoir à les consulter lors de sa recherche initiale, puis pourrait vouloir valider et partager la solution innovante proposée.

L’organisation de l’équipe

Discutez des rôles et responsabilités avec toute l’équipe. Encouragez les enfants à repousser les limites de leur propre zone de confort. Faites une rotation des rôles pour que chacun ait la possibilité d’essayer différentes choses. Discutez de l’éventualité qu’un membre s’absente; comment cela affecterait-il les responsabilités de chacun?

  • Recherche – rassembler l’information sur le thème du Défi, sur les problèmes du monde réel liés au thème et les solutions existantes. Contacter ou inviter des professionnels pour qu’ils partagent leurs connaissances avec l’équipe.
  • Partage avec la communauté – identifier qui dans la communauté est affecté ou intéressé par la problématique et faire en sorte de partager vos découvertes avec eux – les bénéficiaires possibles.
  • Présentation – concevoir une présentation originale pour montrer aux juges les réalisations de l’équipe.
  • Stratégie – analyser le terrain de jeu et les missions, formuler des méthodes pour accomplir les missions. Tenir compte des risques et avantages des différentes stratégies.
  • Construction – construire un robot robuste et des mécanismes modulaires pour accomplir les missions choisies.
  • Programmation – programmer le robot pour réaliser les missions efficacement et faciliter les opérations en tournoi.
  • Gestion de projet – planifier, communiquer, évaluer l’avancement des tâches. S’assurer que tout le monde contribue et est écouté. Respecter les règles et échéances.
  • Marketing – concevoir et créer un logo d’équipe, un t-shirt ou une bannière. Imaginer des façons de se faire connaître et FIRST dans la communauté.

Les objectifs de l’équipe

L’équipe devrait mettre sur papier ses objectifs de la saison en précisant chaque volet: projet, robot et valeurs fondamentales, mais aussi en nommant les connaissances et les compétences à acquérir. Le véritable objectif de la Ligue LEGO FIRST n’a rien à voir avec le fait de gagner des médailles ou des trophées. Si, en fin de saison, les jeunes citent un des points suivants, vous pourrez être fier :

  • Nous avons appris combien la technologie et la science pouvaient être utiles et plaisantes.

    Nous avons accompli quelque chose à quoi nous n’aurions pas pensé.

    Nous avons aidé notre communauté.

    Nous avons progressé par rapport à l’an passé.

    Nous avons découvert comment gérer notre temps, gérer les difficultés ou communiquer des idées.

    Nous nous sommes amusés !


  • cr. RFQ 2015

Le secret pour construire une équipe performante n’est pas d’avoir la plus grosse équipe possible, mais plutôt d’avoir une équipe qui travaille bien ensemble.

– Dean Kamen, Fondateur de FIRST

Logistique

Espace de travail

Lorsque vous choisirez un endroit où tenir les activités, essayez de trouver un lieu où vous disposerez :

  • d’au moins un ordinateur pour les recherches, la programmation et les communications.
  • d’un accès Internet : pour télécharger le Défi, faire des recherches sur le web, recevoir des courriels, rester informé des mises à jour du Défi.
  • un espace de travail suffisant pour une douzaine de personnes. Le jeu du robot comporte un tapis de mission d’environ 4 pi x 8 pi que vous devrez poser au sol ou sur une table. Une table typique est composée d’un contreplaqué de 4 x 8 pi avec un rebord de 2 x 3 po en périphérie de la planche.
  • un endroit sûr pour stocker le matériel de l’équipe entre les rencontres.

Si votre équipe est basée à l’école, une classe est souvent l’endroit idéal pour ces rencontres. Les écoles peuvent généralement fournir les ordinateurs et l’espace où installer votre tapis de jeu.

cr. Raphaël Thibodeau 2017

Outillage

En principe, les activités en Ligue LEGO FIRST ne nécessitent aucun outillage spécialisé. La technologie de robotique est LEGO et LEGO MINDSTORMS. Les projets de recherche des équipes pourraient demander l’usage de petits outils à main pour la construction de prototypes ou des éléments de présentation du projet. Si l’équipe doit construire une table de jeu, une feuille de contreplaqué 5/8po de 4pi x 8pi et 3 pièces de 2po x 3po x 8pi seront nécessaires, ainsi que des vis à bois de 2po. Une scie à main ou circulaire, un tournevis et des vis à bois seront manipulés par les adultes.

Équipement

  • Kit LEGO MINDSTORMS – Chaque équipe doit avoir un LEGO MINDSTORMS pour participer au jeu du robot (EV3, NXT ou RCX). Pour un travail en classe, un ratio d’un kit de robotique pour quatre jeunes est suggéré.
  • Kit thématique du terrain – Toutes les équipes doivent disposer d’un kit officiel de mise en place du terrain de jeu. Il comprend un ensemble exclusif d’éléments LEGO qui serviront à la construction de vos modèles de mission et d’un tapis pour vos modèles de mission.
  • Logiciel de programmation du robot – Votre robot ne peut être programmé qu’avec le logiciel LEGO MINDSTORMSEV3, NXT ou RoboLab (peu importe la version). Aucun autre logiciel n’est autorisé.
  • Pièces LEGO (optionnel) – Les robots ne peuvent être construits qu’avec des briques et pièces LEGO. Les équipes ont avantage à se constituer un inventaire de pieces disponibles pour être intégrées aux mécanismes du robot.

Matériel

Dans le cadre du projet de l’équipe, il est possible que du matériel additionnel, périssable ou non, soit nécessaire. Mais ce n’est pas systématique. Les équipes peuvent avoir besoin de matériel pour développer leur solution innovante (prototype, modèle, produit fini) ou pour leur présentation devant les juges (support visuel, échantillons, costumes, etc.). Les équipes sont encouragées à utiliser du matériel de récupération et récupérable.

cr. Raphaël Thibodeau, 2017

Gestion du temps

Le Défi est dévoilé au public chaque année au début septembre. Les tournois ont généralement lieu au Québec en février ou mars. Vous devrez évaluer ce que vous pourrez réaliser dans le temps imparti. Pensez à fixer des objectifs raisonnables pour votre équipe et vous-même.

La plupart des équipes tiennent des rencontres pendant environ 8 à 10 semaines après l’annonce du Défi. Établissez un calendrier raisonnable en début de saison. Nous suggérons de commencer par des rencontres de 60-90 minutes. Si c’est votre première année, votre équipe aura peut-être besoin d’un peu plus de temps pour se familiariser avec le robot ou pour trouver des ressources. Assurez-vous simplement de fixer des objectifs raisonnables puis réévaluez-les au fur et à mesure.

Les coachs ont besoin de temps supplémentaire pour se préparer aux activités d’équipe: l’administration, les communications, la gestion de l’équipement et inscrire l’équipe à une compétition.

Avant-saison : coachs

  • Inscrire l’équipe au programme et acquitter les frais.
  • Rassembler le matériel et faire l’inventaire des ressources disponibles
  • Inscrire l’équipe à un tournoi de qualification
  • Établir un calendrier de rencontres
  • Solliciter d’autres adultes (mentors) pour aider l’équipe

Début de saison

  • L’équipe doit se choisir un nom significatif, rassembleur et amusant.
  • Imaginez une devise ou un cri de ralliement. Convenez d’une façon unique de se féliciter mutuellement.
  • Créez un calendrier de la saison. Assurez-vous d’y indiquer les réunions et les dates importantes.
  • Assurez-vous que tout le monde connait tout le monde dans l’équipe.
  • Entendez-vous sur les objectifs de l’équipe cette année.
  • Révisez les valeurs fondamentales en équipe.
  • Laissez les jeunes s’amuser à construire des exemples de robot.
  • Aidez à l’équipe à se familiariser avec la programmation en utilisant les tutoriels LEGO MINDSTORMS.
  • Laissez les jeunes programmer un robot simple pour réaliser des tâches pratiques (comme avancer et reculer, tourner ou escalader un petit obstacle).
  • Consultez les grilles d’évaluation et la liste des prix en tournoi.
  • Faites des exercices de renforcement de l’esprit d’équipe qui permettent aux enfants d’exprimer leurs émotions d’une façon positive et respectueuse et qui encouragent le professionnalisme coopératif en collaborant pour atteindre un objectif commun.


cr. Nathalie Madore 2015

Activités régulières

Le modèle de planification ci-dessous s’étale sur 8 semaines; mais ce n’est qu’un modèle. N’hésitez pas à le moduler en fonction de la réalité de votre équipe et de ses ressources. Si la majorité des activités de l’équipe se déroulent en classe, il faudra probablement répartir différemment les échéances.

 Modèle de calendrier FLL – 8 semaines

Le tournoi

Les événements de la Ligue LEGO FIRST ont cours durant une journée entière, ordinairement de 8h à 16h (à valider avec l’organisateur local). Il faut organiser le transport pour que l’équipe soit prête dès le début des activités, surtout si elle a besoin d’installation (ex: kiosque). Un horaire très précis vous sera remis. Assurez-vous d’être en mesure de respecter cet horaire. Toutes les équipes doivent rencontrer les juges à 3 occasions et participer à 2 ou 3 matchs officiels sans compter les matchs de pratique et les cérémonies. Les organisateurs ont très peu de marge de manœuvre pour les retardataires.

cr. Nicolas Hoang 2014

Célébrez!

Que l’équipe ait atteint ou non ses objectifs, elle a accompli beaucoup de choses et les membres peuvent être fiers. Trouvez l’occasion et la façon appropriées pour:

  • Saluer le groupe. Planifiez une célébration en équipe. Invitez les familles et les amis à voir ce que l’équipe a accompli.
  • Saluer chaque membre de l’équipe. C’est un bon moyen pour les enfants de comprendre que leur contribution à l’équipe est plus importante que les tâches réalisées. Idée: certificat individuel et personnalisé.
  • Remercier vos partenaires, mentors, et bénévoles. L’équipe peut transmettre un cadeau au nom de l’équipe, une photo du robot, un certificat ou des lettres personnalisées de remerciement.

Coachs: soyez fiers de vous!

Les coachs sont au cœur de l’équipe. Elle n’aurait pas eu une aussi belle saison sans vous et votre dévouement! MERCI! Prenez part au plaisir des enfants que vous avez accompagnés.
cr. Nathalie Madore 2015

Financement

De nombreuses équipes sont commanditées par une école, tandis que d’autres organisent des campagnes de financement pour payer l’inscription de l’équipe, le matériel ou les frais de tournoi. L’organisation de collectes de fonds augmente le sentiment d’appartenance à l’équipe pour les jeunes et leurs parents. Échangez des idées de campagnes de financement avec les membres de votre équipe. Leurs idées pourraient vous surprendre. Vous souhaiterez peut-être aussi prendre contact avec des entreprises de votre communauté qui pourraient vous apporter leur soutien. Rappelez-vous que c’est votre équipe qui décide comment elle gère son argent. La Ligue LEGO FIRST ne s’occupe pas de la façon dont les équipes collectent des fonds ou dépensent leur argent. Cependant, nous vous recommandons d’opter pour une gestion aussi simple que possible. Autant que possible, et en fonction de l’âge des participants, impliquez les jeunes dans le processus.

cr. RFQ 2015

Préparation

  1. Énumérez toutes les dépenses à prévoir dans l’année et à évaluez les coûts.
  2. Énumérez toutes les sources de financement existantes ou récurrentes. Notez également les dons de matériel.
  3. Si l’équipe constate au bilan qu’il lui manquera de fonds pour la saison, elle doit préparer une stratégie de financement.

Stratégie de financement

Elle comprend:

  • Un document de présentation de votre projet (ici, c’est l’équipe de robotique), de ses objectifs généraux et de ses objectifs de financement
  • Votre budget (dépenses prévues, objectifs de financement) pour l’année
  • Un plan de partenariat (qu’offrez-vous en échange des commandites: visibilité par niveau de contribution)
  • Un plan de financement:
Date(s) Activité ou démarche Commanditaire visé Objectif de financement ($) Qui s’en occupe?

Idées de campagnes de financement

Choisissez une campagne de financement adaptée à votre équipe et à votre communauté. Optez pour des idées originales et amusantes. Le plaisir que vous y montrerez rendra votre cause sympathique aux donateurs. Pensez à des idées qui ne demandent pas de bénévoles supplémentaires, ni beaucoup de temps. Assurez-vous d’appeler les entreprises locales et demandez-leurs ce qu’elles peuvent faire pour vous aider. N’oubliez pas que tout ce que vous pourrez collecter sera utile, même si ce n’est pas de l’argent! Voici quelques idées :

  • Adresser des demandes au comité de parents ou au conseil d’établissement de l’école;
  • Adresser des demandes à des fondations ou organismes qui soutiennent des programmes pour les jeunes;
  • Adresser des demandes à des entreprises de la communauté;
  • Laver des voitures;
  • Faire une démonstration de robots dans un endroit où vous pourriez recevoir des dons;
  • Tenir un cyclo-thon ou même un robo-thon où chaque jeune est commandité;
  • Vente de garage d’objets donnés par les parents;
  • Vente sur commande de fines herbes, d’agrumes, de plantes annuelles au printemps ou de sapins à Noël;
  • Vente de gâteaux, de biscuits, etc.
  • Solliciter des commandites là ou vous devez faire des achats

Suivi au plan de partenariat

Donnez de la visibilité à vos commanditaires: logos sur les t-shirts, dans le kiosque, sur une affiche ou une page web. Ne manquez pas les occasions de remercier vos supporteurs:

  • adresser une lettre de remerciements;
  • remettre une photo de l’équipe avec les signatures des jeunes;
  • transmettre une vidéo YouTube de l’équipe;
  • invitation à assister au tournoi ou à un événement non officiel de l’équipe: lunch, exposition, fête;
  • l’équipe rend visite et fait une démonstration du robot

N’oubliez pas le petit message subtile: « Merci pour votre appui, on se revoie l’an prochain! »

Système d’enregistrement FIRST

Depuis 2017, FIRST offre un guichet unique pour l’inscription des participants et bénévoles (jeunes ou adultes) à ses programmes et événements. On accède au système avec un navigateur web usuel vers le site  www.firstinspires.org .

À la première utilisation (Sign Up), l’utilisateur doit accepter les conditions d’utilisation des systèmes informatiques FIRST  et les politiques sur la confidentialité des données et la protection des jeunes. Chaque utilisateur crée son propre profil d’utilisateur. L’utilisateur peut ensuite spécifier ses intentions (bénévole aux événements, créer une équipe, etc.). En fonction du rôle joué, le système d’enregistrement donne accès à des fonctionnalités différentes. Les accès ultérieurs se font par Log In. On peut également accéder au système (une première fois) suite à une invitation (courriel automatisé en provenance de FIRSTinspires.org ). Notamment, les coachs des équipes peuvent inviter d’autres adultes à devenir mentor pour une équipe, ou inviter des parents à autoriser la participation de leur enfant au sein d’une équipe. Voici un aperçu des fonctions reliées à différents rôles:

Coach 1
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Procéder à la vérification des antécédents judiciaires
  • Inviter/remplacer Coach 2, Administrateur, Mentors, Parents
  • Option de demander la vérification des antécédents pour les mentors
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC
  • Accès au tableau de bord de l’équipe (profil, organisation, partenaires, membres de l’équipe, inscription aux tournois, etc.)
  • Paiement des frais d’inscription à FIRST
  • Imprimer la liste des membres de l’équipe
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Faire un don à FIRST
Coach 2
  • Idem à Coach 1
  • Ne peut pas inviter/remplacer Coach 1
Administrateur
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Paiement des frais d’inscription à FIRST
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Faire un don à FIRST
Mentor
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Procéder à la vérification des antécédents judiciaires, si requis
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC (et en devenir Coach, voir ci-dessus)
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Contacter une équipe pour y offrir du mentorat
  • Faire un don à FIRST
Parent ou tuteur
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Inscrire ou autoriser annuellement la participation de son enfant dans une équipe d’un programme FIRST, ou comme bénévole à un événement
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC (et en devenir Coach, voir ci-dessus)
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Contacter une équipe pour y offrir du mentorat
  • Faire un don à FIRST
Étudiant
  • Selon l’âge, gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
Individu non rattaché à une équipe
  • Gérer son profil personnel, accepter les termes, conditions et politiques FIRST
  • Fonder une équipe JrFLL, FLL ou FRC (et en devenir Coach, voir ci-dessus)
  • Devenir bénévole pour un événement
  • Contacter une équipe pour y offrir du mentorat
  • Faire un don à FIRST

Guides traduits

Documents de référence traduits

cr. Nathalie Madore 2015

Déc 7, 2017 @ 13 h 21 min